Acaba el mes de junio y nos ponemos en “modo vacaciones”

Final del mes de junio. Aviso a navegantes: este post va sobre cómo desvincularse del trabajo durante las vacaciones sin cortar el cordón umbilical que te mantiene vinculado, aunque sea, emocionalmente a la oficina. Las vacaciones son para descansar, para perderse, para cargar las pilas, para recorrerse el mundo o para aislarse en un refugio sin cobertura ni wifi. Las vacaciones son para lo que tú quieras. 

Ahora bien. Seamos honestos. Resetear nuestro disco duro mental durante 2 o 3 semanas no siempre es posible, necesario o deseado. Saber que puedes acceder a un dato, aprobar una solicitud, generar un informe o hacer seguimiento de un proyecto estratégico desde cualquier lugar del mundo, a cualquier hora y a través de cualquier dispositivo es uno de los mayores extras que aporta la tecnología actual al entorno de los negocios.

Y es, precisamente esa tranquilidad de saber que podemos hacer casi todo lo que necesitemos aún, estando a miles de kilómetros del entorno laboral -física o emocionalmente hablando-, lo que nos ayuda a poner nuestra mente al lado de nuestro cuerpo en la playa, en la montaña o en un pueblecito perdido de la Isla de Pascua. Si tu cuerpo despega, pero tu mente se queda enganchada a la oficina, las vacaciones no sirven para nada.

No se trata de seguir trabajando desde la tumbona o el chiringuito. Ni tampoco de seguir pegado al teléfono móvil para recibir o transmitir toda suerte de indicaciones. Ese modelo de management está anticuado. Ya no se lleva. Ahora lo que mola es delegar. Para eso se trabaja en las áreas de gestión de personas: para conformar equipos multidisciplinares, con habilidades no solo orientadas a la operativa sino con esas otras habilidades en las que ponderan más el compromiso, la responsabilidad y el colaboracionismo. Sí, por supuesto, también el conocimiento, el manejo de la tecnología y la visión estratégica, esa que orienta hacia la excelencia, hacia el cliente y hacia la sostenibilidad del negocio.

Delegar no es una moda pasajera. Como tampoco lo es la avalancha de nuevas tecnologías que emergen casi a diario. Hacer un uso responsable de la misma, aplicándolo a las necesidades reales de nuestro negocio es, también, un acierto en el contexto de lo que estamos hablando.

Por lo tanto, teniendo claro que hay un equipo detrás con el conocimiento, la disposición y las herramientas necesarias como para afrontar cualquier tarea mientras disfrutamos de las vacaciones, lo cierto es que todo resulta mucho más sencillo de encajar. Entonces, ¿qué creo que es lo más importante que puedes hacer en la oficina antes de coger tus maletas y desaparecer por unos días?

Organizar

Los días previos a cualquier evento siempre son estresantes. Los días antes de irte de vacaciones, también. Parece que todo el mundo se pone de acuerdo para pedirte opinión sobre tal o cual iniciativa; se requiere tu participación en un proceso concreto para el que nadie antes te había necesitado; te buscan para que completes, antes de irte, una tarea cuya finalización se adelanta por motivos inesperados. Todo ello exige un plus de organización extra para evitar que se queden asuntos a medias o tareas sin terminar.

Esto es más importante de lo que piensas porque a la vuelta, te aseguro que no tendrás ni idea de qué van esas tareas pendientes, hasta que tu cerebro y tu cuerpo se pongan de nuevo en “modo trabajo”.  Por eso, insisto en la necesidad de planificar y organizar todo al detalle, para evitar que se queden, como digo, tareas o proyectos a medio terminar, salvo los que sean estrictamente necesarios, claro.

El día antes de irte, solo piensas en desaparecer y todo empieza a darte igual. Pero, a la vuelta, agradecerás empezar de cero y no con esas cosas se quedaron pendientes cuando te fuiste. Tener un backup que tome el relevo en tu ausencia es una garantía. En este sentido, tanto los puestos de responsabilidad, como el resto de los roles operativos deberían determinar qué o quienes tomarán el relevo durante sus períodos de ausencia.

Comunicar

Es rara la empresa que puede permitirse “echar el cierre” en vacaciones. Sin duda hay organizaciones muy condicionadas por diferentes estacionalidades. Pero la inoperatividad del mes de agosto ha pasado a la historia. Ahora las compañías aprovechan esas semanas de menos carga de trabajo para planificar nuevos proyectos, para reestructurar áreas y funciones, para preparar nuevos procesos de selección, para diseñar itinerarios y planes de desarrollo ya sean comerciales, productivos, o de crecimiento, o, para buscar nuevas fórmulas de innovación. Quiero decir que, lo que hace años era un “tiempo muerto” para aquellas empresas que veían situarse bajo mínimos su actividad en verano, hoy es ya, un momento de mayor tranquilidad para la observación, para la exploración e, incluso, para la planificación.

Pero, como digo, el mundo ya no se detiene en agosto. De hecho, la globalidad, la hiper-conectividad y todo lo que caracteriza a los nuevos entornos digitales hace que el negocio funcione igual en primavera que en verano, en otoño o en invierno. Ahora bien, es importante comunicar a los agentes que conforman la cadena de valor de tu negocio que el horario o la persona de contacto serán diferentes durante tus vacaciones. Hay que informar, además, con suficiente antelación sobre todo lo relativo a tu ausencia y de qué manera puede afectar a su relación con la compañía.

La ventaja que encontramos hoy es que la comunicación digital permite comunicarnos de manera eficiente y asíncrona, participar en conversaciones online, incrementar la transparencia o reducir los riesgos de crisis durante las ausencias. Por lo tanto, antes de irte, deja claras tus coordenadas, qué personas cubren tu baja, cuándo regresas y cómo contactar contigo en caso de necesidad imperiosa. No temas. En raras ocasiones se produce una crisis de tal calibre como para tener que cancelar tus vacaciones. Pero, tranquiliza saber que, si es necesario, estás localizable.

Agendar

Antes de desaparecer física y mentalmente de la oficina debes hacer un último esfuerzo de concentración para dejar agendadas todas aquellas tareas o asuntos relevantes que, o bien se quedaron pendientes, bien están en vías de resolución o bien tienen fecha de cumplimiento días o semanas después de tu regreso. Las aplicaciones de gestión actuales facilitan sistemas de alertas para que ninguna fecha importante se pase por alto. Pero, claro, es necesario, introducir los datos. ¿Te parece obvio? En realidad, lo es. Pero no siempre caemos en la cuenta de ello cuando lo imagen que más se repite en nuestra cabeza es la de las gafas de sol, las chanclas o el bañador.

Entonces. No hagas esperar a las vacaciones. Es de mala educación. Desaparece sin miedo porque la distancia no te hará perder el control sobre tu trabajo. Las soluciones de movilidad, los accesos remotos, la nube… son cualidades propias de los sistemas de gestión actuales. Por lo tanto, si lo deseas o si lo necesitas, podrás consultar cualquier dato o acceder a información sobre cualquier asunto de la empresa que te preocupe mientras tomas un refresco o esperas la cuenta del restaurante.

Disfruta, crea recuerdos inolvidables y recárgate de energía para que, a tu vuelta, la pasión, la motivación y el entusiasmo te acompañen, por lo menos, hasta las próximas vacaciones. No te apures, en nada estamos con los villancicos, el turrón y los Reyes Magos y yo, ya estoy pensando en un viaje a Islandia que tengo pendiente, desde hace tiempo. Pero, vayamos por partes. Primero veranea y luego “inviernea”.