Asset Operations: acelerando la construcción y mantenimiento de plantas energéticas o de Oil & Gas

Los proyectos de ingeniería para la construcción de plantas energéticas o de Oil & Gas, así como su posterior mantenimiento, implican ciertas complejidades. Estos proyectos pueden ser muy largos (años) y en ellos intervienen muchas personas (tanto personal interno como externo), generando grandes cantidades de documentación que es necesario compartir, editar, gestionar y almacenar. Para aumentar la eficiencia operativa, facilitar la gestión documental y acelerar los procesos de implementación pueden utilizarse soluciones de Asset Operations, aprovechando todas las ventajas que éstas tienen en cualquier proyecto pero con las características añadidas de un proyecto de ingeniería.

Objetivos generales de un proyecto de Asset Operations

Este tipo de proyectos, con especial foco en la gestión documental, tienen algunos objetivos principales, comunes tanto a los mercados de energía y combustibles fósiles como a cualquier otro sector. Entre estos objetivos encontramos:

• Necesidad de acelerar los procesos de revisión de la documentación.
• Facilidad para la auditoría y trazabilidad de la documentación.
• Posibilidad de tener un control de versiones.
• Acceso rápido y ágil a la información, según el perfilado de usuarios.
• Búsquedas potentes para guiar fácilmente al usuario.
• Automatización de notificaciones y alertas de trabajos cuando es momento de hacerlos.
• Integración de los procesos de firma.
• Implantación de soluciones de movilidad.
• Reducción de errores y reelaboración de documentación.

Aunque estos son los objetivos generales, cuando hablamos de proyectos de ingeniería ya sean de plantas eólicas, de gas, petróleo, etc., detectamos algunas particularidades en los procesos. Estos proyectos constan por lo general de dos fases: una primera fase de construcción y una segunda fase de mantenimiento (así como posteriores fases cuando haya que hacer algún cambio en la planta). Dentro de estas fases encontramos distintos procesos en los que la gestión documental aportará una serie de beneficios.

Asset Operations en la configuración de proyectos

A la hora de poner en marcha un proyecto de construcción de una planta energética, habrá muchos usuarios, ingenierías externas y subcontratistas implicados en el proceso, bajo el control de una persona encargada de la documentación (document controller). Este proceso puede estandarizarse con la creación de plantillas para seguir unas líneas comunes entre usuarios internos y externos. Asset Operations proporciona funcionalidad de  Place Holder, que permite reservar la codificación de los planos, el almacenamiento y las alertas sobre cuándo es necesario crearlo. La herramienta permite organizar todo esto de una manera sencilla, controlan qué planos están creados y cuales no y evitando la pérdida y reelaboración de documentación. Proporciona también funcionalidades de listas de distribución de la documentación por proyectos. Por último, también se simplifica el alta y baja de usuarios, de manera que el document controller pueda realizar cambios sin pedir ayuda al equipo de IT.

Gestión de revisiones y comentarios sobre los planos

Al crear los planos de un proyecto o una planta, intervienen diferentes especialistas que aportarán correcciones y comentarios. Tradicionalmente esto se hace de una manera secuencial, una persona corrige, envía a otra, se vuelve a corregir, etc. Esto genera decenas de versiones innecesarias, cadenas de emails, ralentización del proyecto y una falta de trazabilidad. Sin embargo, existe una manera diferente de hacerlo. Si imaginamos una herramienta de office sencilla, vemos como sobre ella es posible editar varias personas a la vez, viendo los cambios en tiempo real. En el caso de este tipo de proyectos esto resulta más complejo por el tipo de herramientas utilizadas (Autocad, diseño 3D, etc.). Asset Operations permite a los especialistas trazar comentarios en paralelo, generando una sola versión a través del trabajo conjunto y en tiempo real una vez se consoliden los cambios sobre los planos.

Uso de documentación en planta de los proyectos en ejecución

Un punto en el que pueden cometerse errores graves es en la modificación de alguna parte de la planta energética (o refinería) cuando esta ya está construida. Los operarios que se encuentran en la planta realizando el mantenimiento cuentan con unos planos y unas instrucciones sobre las revisiones o pruebas que deben hacer. Para ello cuentan con la documentación pertinente, en la que aparecen los planos, documentación de mantenimiento, componentes de la maquinaria, especificaciones, etc.

En el caso de poner en marcha algún cambio, si no existe el suficiente control documental, podría suceder que el operario tenga el nuevo plano o las nuevas instrucciones antes de que se haya efectuado la remodelación. Por ejemplo, si hay un proyecto para cambiar el voltaje de un cuadro eléctrico y el operario consulta el voltaje nuevo mientras todavía está el antiguo, podría provocar un accidente grave.

Gracias a las herramientas incorporadas en los proyectos de Asset Operations es posible reducir estos riesgos, teniendo siempre una trazabilidad de cuáles son las copias de trabajo (Working Copy), que todavía no están vigentes para el mantenimiento y operación en planta. De esta manera, el operario siempre tendría la documentación adecuada, evitando peligros no solo para la compañía, sino también para las vidas humanas.

Intercambios de documentación con ingenierías externas y subcontratistas

En el momento en que aparecen usuarios externos, las compañías pueden ser reacias a darles acceso a sus sistemas por motivos de seguridad. A través de un portal de intercambio con externos será posible mantener el control y la trazabilidad, pero solventando el problema de entrar en el sistema de la compañía. En este portal podrá intercambiarse documentación en base a plantillas, simplificar y agilizar el envío de Transmittals, hacer comentarios de manera compartida sobre un plano, etc. Además, el sistema puede guiar sobre a qué ingeniero o subcontratista debe de enviarse cada documento (al estar configurado en su creación), facilitando la sincronización de todas las partes implicadas en el proyecto y auditando todo el intercambio con ingenierías externas y subcontratistas.

Como vemos, los proyectos de ingeniería para plantas de compañías energéticas o compañías de petróleo o gas tienen algunas particularidades y complejidades. Facilitar el acceso, edición, control y trazabilidad de la documentación puede suponer grandes ahorros, agilizar exponencialmente los proyectos y mejorar la eficiencia operativa. Por eso en VASS ayudamos a nuestros clientes a incorporar esta tecnología, acelerando sus procesos a través de soluciones de Asset Operations y gestión documental adaptadas a las necesidades de las compañías y obteniendo un gran valor desde el principio hasta el final de cada proyecto.