Automatización en las Administraciones Públicas, clave en el ahorro de costes y el mejor servicio al ciudadano

Todos somos conocedores de la gran cantidad de trámites y gestiones que las distintas Administraciones Públicas necesitan realizar diariamente, tanto de manera interna como conectada entre Administraciones y también de cara a terceros. Todos estos trámites y gestiones conllevan un gran coste de personal humano, y asimismo un coste económico para los gobiernos. Por ello, aquellas soluciones que permitan una mayor automatización de estos procesos servirán tanto para el ahorro de costes como para la oferta de un mejor servicio a la ciudadanía. Así, la RPA (Robot Process Automation) puede convertirse en una gran aliada para la Administración Pública, al permitir la robotización de tareas, imitando los pasos que realizaría una persona y reduciendo los tiempos y los errores.

¿Qué tipo de procesos podrían automatizarse dentro de la Administración Pública?

Cuando pensamos en aplicar RPA a un proceso, podemos pensar en procesos en los que siempre se sigan los mismos pasos, de manera repetitiva, y por tanto éstos puedan ser replicados por un robot. Por ejemplo, a la hora de realizar el cobro de multas, impuestos o tasas, deberá de consultarse si la persona ha realizado el pago, si todo está correcto, y anotarlo en el sistema. Es decir, se debe de llevar a cabo la conciliación bancaria, pero para un gran número de transacciones, por lo que robotizar esta tarea resultaría muy útil.

También podría evitarse la introducción de ciertos datos de manera manual, si por ejemplo es necesario tomarlos de una fuente para rellenar un formulario, un robot podría hacerlo de manera automática. Y yendo un paso más allá en la RPA, podríamos introducir la inteligencia cognitiva para recopilar información directamente de documentos como impresos, facturas, DNI y otros documentos identificativos, etc., a través de los sistemas de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).

¿Qué acciones habría que llevar a cabo para poner en marcha un plan de automatización?

Para llevar a cabo el plan de automatización correctamente habría que seguir una serie de pasos:

• En primer lugar, será muy importante realizar un estudio de los procesos relacionados con las tareas que se quiere automatizar para hacer un diseño de los procesos dentro de un marco unificado y global.
• En segundo lugar habrá que realizar el estudio, selección e implantación de la arquitectura más adecuada y de la solución de RPA que mejor se adapte a las necesidades de la Administración.
• A continuación habrá que desarrollar y mantener en el tiempo la solución robotizada, logrando así la reducción o eliminación de las tareas manuales.
• Por último, será muy importante administrar y gestionar correctamente la plataforma de RPA y la infraestructura asociada en la nube para asegurar los mejores resultados no solo en el momento de la implantación, sino a lo largo del tiempo introduciendo las mejoras necesarias.

Gracias a estos proyectos de automatización será posible generar un ahorro de costes para la Administración Pública, a la vez que se mejora el servicio de cara al ciudadano, se agilizan los trámites, se reducen los tiempos de espera y se evitan errores y retrabajos.