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SPECIALISATION

Gestión documental: La base para el crecimiento

Más capacidad, flexibilidad y especialización

Un sistema integral completamente actualizado y de fácil acceso de gestión documental para los empleados es imprescindible para todas aquellas empresas que quieran ganar eficiencia.

Información en constante evolución

En esta ocasión, nuestro cliente, una empresa española de promoción y gestión de infraestructuras y energías renovables con presencia en el IBEX 35, requería incorporar una Oficina Técnica externalizada que le permitiese mantener y evolucionar su sistema de gestión documental para conseguir los objetivos de negocio y los propios del servicio en términos de flexibilidad, cobertura, calidad, eficiencia, plazos y coste del mismo. 

Un proyecto que debía tener en cuenta el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitiendo la recuperación de información desde ellos, determinando el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminando los que ya no sirven y asegurando la conservación indefinida de los documentos más valiosos aplicando principios de racionalización y economía.

Solución integral personalizada

Para cubrir todas las necesidades de la Gestión Documental de nuestro cliente, propusimos un modelo integral implantado por VASS, capaz de ofrecer el mejor nexo entre los profesionales y la tecnología a través de un conjunto de procesos repetibles y medibles que conducen a resultados previsibles, además de un pool de expertos funcionales y técnicos en el ecosistema de Gestión Documental de nuestro cliente.

Desde este enfoque, se pueden identificar los problemas y aspectos de cada proceso en el contexto del negocio, su impacto en los resultados del mismo, en la organización, en el personal y en sus interrelaciones. Además, este modelo de Oficina Técnica permite tener varias líneas de trabajo:

  • Mantenimientos Correctivos y Evolutivos.
  • Soporte.
  • Consultoría y Evolución de la plataforma.

Mayor control, mayor eficiencia para la gestión documental

Una solución digital personalizada gracias a la cual se han obtenido las siguientes mejoras: 

  • Mayor capacidad para abordar más tareas más rápido en el entorno de la Gestión Documental.
  • Mayor visibilidad a nivel de esfuerzo y control de tareas, un valor añadido dentro de sus indicadores de respuesta y resolución. 
  • Mayor flexibilidad ante picos de demanda para asumir aumentos de demanda en plazos muy cortos junto con la entrada de posibles “fast tracks”
  • Mayor definición entre el trabajo funcional y técnico, permitiendo un mayor grado de especialización.
  • Adaptación a los nuevos modelos de servicio, lo cual ha permitido que nuestro cliente se pueda adaptar a las nuevas necesidades de su negocio más rápidamente.

Un modelo integral capaz de transformar la Gestión Documental de nuestro cliente.

Ficha tecnológica

El modelo integral para la Oficina Técnica de Gestión Documental solo es posible gracias a nuestra experiencia y las habilidades técnicas que conforman nuestros equipos. Una solución capaz de responder a todas las necesidades de nuestro cliente que se apoya en los siguientes cuatro pilares:

  • Conocimiento funcional. Contamos con una amplia experiencia en implantación y mantenimiento de plataformas documentales. 
  • Modelo de Servicio. En VASS trabajamos mediante un modelo estandarizado y procedimentado, probado en numerosos clientes 
  • Escalado y Gestión de la Capacidad. Hemos creado un proceso de escalado perfectamente definido y adaptable a las necesidades de nuestros clientes
  • Eficiencia del Servicio. Nuestro modelo de servicio está focalizado en conseguir una eficiencia que garantice la continuidad del mismo.

Además, la Oficina Técnica Documentum da soporte a la gestión documental de todas las divisiones de nuestro cliente de manera que todas las áreas de negocio cuentan con su estrecha colaboración para la definición de su modelo de datos, estructuras y seguridad, entre otros. También lidera el desarrollo, mantenimiento y evolución de más de 60 aplicaciones a medida, desarrolladas sobre Documentum D2, Documentum Webtop y Documentum Taskspace, abarcando todas las fases de proyecto y de otros ámbitos como gestión de contratos, facturación, recursos humanos, servicios, comités, TIC, entre otras funcionalidades. 

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Contáctanos y hablemos de tus retos.







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Pero ¿qué es, en realidad, eso de cambiar de mentalidad? En primer lugar, significa aceptar que las reglas del juego han cambiado, sencillamente, porque los jugadores son distintos, el tablero o terreno de juego también es otro y, porque, en realidad, estamos jugando a un juego diferente del que iniciamos años atrás.

04 Sep 2020

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