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La digitalización de los canales internos, mucho más que una cuestión tecnológica

12 Jul 2021

Si analizamos la situación actual en cuanto a la relación entre empresas y empleados, podemos ver cómo la digitalización es una tendencia que, si bien ya venía de años atrás, se ha consolidado y convertido en un imprescindible debido a la crisis del COVID.

El periodo de confinamiento llevó a que compañías y trabajadores tuviesen que adaptarse al teletrabajo, haciendo fundamental la activación de canales digitales para continuar con su actividad diaria. En este contexto, la creación de un Digital Workplace para la transformación de la experiencia del empleado hacia un entorno digital tiene más sentido que nunca y, además de tratarse de algo meramente práctico, puede proporcionar numerosos beneficios tanto a las compañías como a las personas que trabajan en ellas.

Canales digitales que mejoran la productividad

Los estudios demuestran como los empleados más felices resultan ser un 13% más productivos y las compañías que invierten en experiencia del empleado son también más competitivas. Pero para lograr esto debe de haber un equilibrio en tres ejes: la mejora de la calidad laboral, el impulso de la productividad y que todo esto redunde en una mejora del negocio. Por lo tanto, las iniciativas capaces de encontrar el equilibrio entre estos tres puntos serán aquellas que logren el éxito.

Durante el diseño de la estrategia de digitalización de la interacción entre empresa y empleado deben de tenerse en cuenta 6 factores clave de éxito:

  • Experiencia unificada. En muchas empresas existe una gran dispersión tecnológica, con numerosas aplicaciones para la realización de tareas en el día a día que requieren de unos pasos, claves de acceso o conocimientos diferentes. Esta heterogeneidad tecnológica repercute negativamente tanto en la productividad como en la satisfacción del empleado, por lo que una buena estrategia digital debería de unificar todo esto bajo un login único, la integración de herramientas en una misma pantalla, etc.
  • Experiencia personalizada. Cada empleado tendrá unas tareas y necesidades diferentes en su día a día, por lo que las herramientas implantadas en la solución de trabajo digital deberían de tener capacidad de adaptación y personalización.
  • Desaparición de los silos de información. Las organizaciones generan una gran cantidad de información a lo largo del tiempo. El conocimiento corporativo se encuentra dividido en silos departamentales bajo el gobierno de solo algunos empleados, provocando dependencias entre compañeros para acceder a los datos necesarios en el trabajo diario. Por ello, es necesaria una herramienta que democratice esa información, creando buscadores globales corporativos capaces de buscar en distintas fuentes de información y devolver los resultados que el empleado necesita.
  • Valor para el empleado. La creación de un Digital Workplace no tendrá sentido si tan solo satisface las necesidades o deseos de la organización, sin aporta valor real al empleado. Se debe de buscar el equilibrio entre las aspiraciones de ambos actores, para que la solución no genere rechazo, sino que tenga un efecto de atracción en las personas que deben de utilizarla.
  • Impacto a nivel cultural. Las compañías deben de entender que un proyecto como la digitalización de los canales internos no requiere tan solo de cambios tecnológicos, sino de una estrategia para la gestión del cambio y la integración de los nuevos canales en la cultura de la compañía.
  • Herramientas de medición. Por último, es importante dotar a estos sistemas de herramientas para medir el grado de uso, eficiencia y satisfacción del empleado, pues aunque se utilice teóricamente la mejor solución o herramienta, esta tendrá que optimizarse y mejorarse en función de los datos reales tras su implantación.

Un enfoque adaptado a las necesidades digitales

Desde VASS no nos gusta hablar de capacidades de los productos, sino de necesidades del empleado, que son en realidad la clave de los proyectos. Es importante enfocar la estrategia fuera de una visión de soluciones estancas o preconcebidas para, en su lugar, identificar cuáles son las necesidades de cada organización, colectivo y empleado en su día a día. Los sistemas digitales que vayan a implantarse deberán de satisfacer dichas necesidades, cumpliendo con los factores mencionados anteriormente. Además, una solución de este tipo debe de basarse en 4 ejes: la operativa del día a día, la información (almacenamiento, gestión y acceso a ella), la colaboración y el carácter social.

Un roadmap óptimo para la digitalización de los canales internos sería aquel que comenzara con una fase inicial de consultoría o estrategia digital, en la que se analice la situación de partida y los distintos colectivos que forman parte del capital humano de la compañía, para identificar las necesidades a satisfacer. El siguiente paso sería la implantación de una intranet focalizada en la comunicación y el engagement para, a continuación, dotar a dicha intranet de interacción con otras plataformas para aumentar la capacidad operativa. Por último, se debería de construir un Digital Workplace inteligente en el que la Inteligencia Artificial (IA) y otras soluciones como la automatización o los bots jueguen un papel destacado.

Tecnologías para un Digital Workplace exitoso

A nivel tecnológico, según nuestra experiencia en diferentes casos con gran éxito en la implantación de canales internos digitales, la combinación entre plataformas de experiencia digital y suites de productividad forma el tándem perfecto para una estrategia exitosa:

  • Por un lado, las plataformas de experiencia digital están diseñadas para facilitar el gobierno de canales digitales de una organización desde un punto centralizado, permitiendo personalizar la experiencia y medir el éxito.
  • Por otro lado, las suites de productividad actuales agrupan el conjunto de herramientas necesarias para impulsar y optimizar el trabajo de los equipos digitalizados.

En definitiva, el correcto análisis e implantación de los canales digitales internos en las compañías puede repercutir en una mejora tanto de la calidad de vida y la satisfacción del trabajador como en la productividad y el aumento del beneficio en las empresas, ya sea por el aumento de la productividad como por la retención y fidelización del talento. Los Recursos Humanos son, sin duda, uno de los valores más importantes dentro de cualquier organización y por ello la mejora de su experiencia digital supondrá un valor diferencial de cara al mercado.

Rubén Agudo

Stratego de Digital Experience y Manager de Portal Enterprise Platform

ngeniero informático con más de 15 años de carrera en la industria de Tecnologías de la Información como especialista en plataformas de Experiencia digital. Rubén ha liderado importantes proyectos de transformación digital en entidades privadas y gubernamentales.Desde 2018 es Líder del área de Portales empresariales en VASS, trabajando para clientes como Santander, Acciona o Santa Lucía.

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