El gobierno del dato, clave en la creación de valor

Los datos son un activo lleno de valor para las compañías y por ello es importante tratarlos de forma que se conviertan en una ventaja diferencial. En este contexto encontramos el gobierno del dato (o Data Governance) como una iniciativa que pretende cambiar las organizaciones de manera cultural, desde las personas hasta los procesos y las tecnologías para modificar y mejorar la forma en que éstas gestionan sus datos y convertirlos en información útil para el negocio.

En qué consiste el gobierno del dato

Como comentábamos, el gobierno del dato es una iniciativa que se desarrolla dentro de las organizaciones y que no tiene fecha de finalización, sino que se trata de un proceso de mejora continua. Es una de las piezas necesarias para alcanzar la gestión del dato y puede basarse en diferentes frameworks. El marco más conocido es el establecido por DAMA, un referente a nivel internacional, que se basa en una ruleta con 11 pasos.

El problema de éste es que su base es muy densa y metodológica, por lo que puede resultar difícil llevar a cabo la implementación directamente con esta guía. Por ello desde VASS hemos diseñado nuestro propio framework, algo más simplificado y basado en 5 capas: Gobierno del Dato, Arquitectura del Dato, Seguridad del Dato, Calidad y Ética del dato y Arquitectura IT.

Diferentes marcos de trabajo

Dentro del Gobierno del Dato nos focalizamos en la estrategia, las políticas, los nuevos roles, las responsabilidades asociadas a estos roles y los procesos. Todas ellas son distintas piezas de un puzzle que se interconexionan gracias a la definición del modelo de gobierno. Se debe por tanto definir cómo se relacionan esas personas, quién debe intervenir para hacer qué en cada momento, qué decisiones o procesos deben de aprobarse o cómo debe de hacerse esa aprobación.

Para llevar todo esto a cabo serán necesarios un conjunto de organismos que ayuden a trasladar ese puzzle al día a día y orquestar todas las piezas, como son los diferentes comités: comité de gobierno del dato, comité de operaciones y comité de gestión de la demanda.

Entonces, ¿dónde pone el foco el gobierno del dato?

El objetivo principal es colocar el dato como principal activo de la organización, dedicándole los esfuerzos necesarios para garantizar que éste tenga la calidad suficiente, que tenga un dueño o responsable, que el dato que se utilice sea el mismo en los diferentes departamentos de la organización para evitar discrepancias, etc.

¿Cómo se materializa esto en las organizaciones?

Los datos dentro de las organizaciones pueden dividirse por dominios de información (por ejemplo, el dominio de Recursos Humanos, dominio del Departamento Financiero, etc.). Al inicio de un proyecto del gobierno del dato no se trata de abarcar de un solo golpe toda la información, de hervir el océano, sino de identificar estos dominios y los diferentes casos de uso, priorizarlos e ir abarcándolos poco a poco, de manera que el gobierno del dato vaya calando en las distintas áreas de la organización.

Con esto se logra tener la seguridad de que cada departamento tiene un responsable de los datos (data owner) que garantiza que su calidad es adecuada, que es verídico, que está actualizado y que está disponible. Lo que se trata de evitar es que haya diferentes departamentos que reporten el mismo dato pero el valor discrepe uno de otro. Es necesario garantizar cuál es el dato único, el dato maestro y evitar los silos de información.

¿Cuándo y cómo surge el gobierno del dato?

El CDO (Chief Data Officer) es una figura relativamente reciente en las organizaciones y se trata del máximo responsable de poner en marcha este tipo de iniciativas y aportar un valor diferencial a la organización.

La necesidad de implantar el gobierno del dato y comenzar a gestionarlo de una forma más eficiente surge a mediados del siglo XX por dos motivos principales:

• Por un lado, las organizaciones comienzan a manejar una gran cantidad de información debido a la llegada del Cloud y de diferentes dispositivos que generan continuamente datos sobre sus usuarios. Se produce así una explosión que hace que sea necesario controlar y gestionar estos datos.
• Además, encontramos una parte más administrativa pues son muchos los sectores en los que los reguladores les obligan a reportar cierta información en determinados momentos del tiempo. En consecuencia, las organizaciones tienen que tener preparada la documentación a aportar para evitar posibles multas y sanciones. Estos reguladores con el paso del tiempo se han ido haciendo más estrictos, quieren informes más exhaustivos y exigen la información en menos tiempo, lo que empuja hacia la necesidad de crear figuras e implantar estas nuevas metodologías y buenas prácticas para la gestión del dato.

Organismos referentes especializados en Data Governance

En la actualidad existen algunos órganos referentes que dictan los pasos en cuanto a la gestión del dato y el gobierno del dato, entre los que podemos encontrar dos principales:

• DAMA International: se trata de un organismo internacional que lanza la guía de referencia en gestión del dato. A partir de ésta, empresas de consultoría y organizaciones hacen su propia interpretación y la adaptan a sus necesidades o situaciones concretas.
• Club CDO Spain: esta organización está conformada por los CDO de grandes compañías, que ponen su conocimiento al servicio del resto. Este grupo aporta papers e información basada en su experiencia, las tendencias del sector, y su visión de futuro. Con ello ayudan mucho a otras organizaciones y empresas de consultoría, contribuyendo a encontrar soluciones para las distintas tendencias y los cambios del futuro.

Beneficios a todos los niveles del negocio

Aunque los beneficios del Data Governance pueden no ser medibles de una manera directa, con cifras exactas, lo cierto es que las ventajas aparecen en prácticamente todas las áreas de la organización. Poseer una información bien gestionada permite extraer insights para mejorar la toma de decisiones, ahorrar costes en tareas administrativas o rutinarias, realizar mejores inversiones, reducir los plazos en los distintos procesos, etc.

Dependiendo de cada organización, los resultados serán más visibles en uno u otro punto, pero será común la creación de un valor diferencial a partir de los datos existentes y la nueva forma de entenderlos y manejarlos.