La Función Financiera del siglo XXI

La revolución digital es una transformación que afecta a todas las áreas de cualquier organización. Y no solo eso, es un cambio tan disruptivo que exige una velocidad de tránsito similar, tanto en los procesos que suceden en el front-office como en el back-office. De no ser así, las compañías estarían perdiendo las grandes oportunidades que proporciona el movimiento digital para mejorar su eficiencia, su competitividad y su rentabilidad (el backoffice no se puede “quedar atrás”).

Ahora, las organizaciones se encuentran en el proceso de reevaluar sus modelos de negocio, transformar su operativa, definir nuevos modelos operativos y aprovechar las capacidades que ofrece la tecnología digital para ello. La función financiera no debe quedarse atrás y debe evolucionar desde una perspectiva de “mirar para dentro” (reporting y cumplimiento)- hacia una perspectiva más enfocada en la creación de valor. Y esto implica un cambio cultural y, por supuesto, la modificación del modelo operativo.

En este entorno, las prioridades de la función financiera se resumen en 3 grandes retos:

• Incrementar la eficiencia a través de la estandarización y automatización de los procesos de backoffice, aprovechando las nuevas capacidades tecnológicas.
• Mejorar la relación de la función financiera con el resto de la organización, convirtiéndose en un aliado del negocio.
• Desarrollar capacidades que se adapten a las nuevas necesidades tecnológicas, especialmente en los ámbitos del “Data Analytics”, tanto predictivo como prescriptivo.

Esta nueva visión de la función financiera está encaminada a proporcionar una mayor agilidad, en la capacidad de respuestapara adaptarse a las nuevas dinámicas del mercado digital, sin perder de vista, claro, las funciones más tradicionales como el proceso presupuestario, el reporting y el control de gestión y el cumplimiento de los requerimientos regulatorios. También busca proporcionar la fiabilidad que demandan las organizaciones en la información de valor. Pero, al mismo tiempo, la nueva función financiera se orienta a la prestación de un “servicio” eficiente, es decir a un coste competitivo y con la mayor flexibilidad posible ante las nuevas demandas.

LAS CLAVES DE LA NUEVA FUNCIÓN FINANCIERA

La función financiera debe ser el motor de la transformación de las organizaciones y generar una mayor implicación en los proyectos estratégicos corporativos, dando una respuesta rápida y eficaz a los nuevos retos.

Por otra parte, se deberá buscar la cooperación con el resto de las áreas y funciones del comité de Dirección en la gestión de sus riesgos, la integridad y fiabilidad de la información financiera, ayudando a identificar y gestionar adecuadamente los riesgos asociados a la operación y ampliando sus mecanismos de control y seguimiento y cumplir, por supuesto, con los requerimientos de gobierno, interno y externos.

La Tesorería es otro de los aspectos que se deben tener muy en cuenta en la nueva función financiera. Las organizaciones deben dedicar esfuerzo a la gestión eficiente del circulante, el control de las inversiones, la posición de tesorería y las previsiones de liquidez, y la gestión eficaz de todos los procesos generadores de “cash” en su conjunto.

Ahora bien, incrementar la eficacia, la eficiencia y la excelencia de sus procesos y transacciones de back-office, utilizando herramientas de automatización, robotización y metodologías ágiles y reducir, por tanto, los costes de su operación será clave. Habrá que disponer, además, de una organización flexible, capaz de adaptarse a los continuos cambios que provoca el entorno digital y proporcionar una respuesta sólida al resto de áreas, tanto a las de soporte como a las de negocio.

Y, finalmente, la nueva función financiera debe ser el garante de la información financiera, analítica y de gestión, proporcionándola en tiempo y forma, dedicando mayor esfuerzo al apoyo en la toma de decisiones estratégicas y a la generación de valor, convirtiéndose en la fábrica única de información y aprovechando su capacidad de entender los “números” y las nuevas capacidades tecnológicas (especialmente a través de “Data Analytics” para  transformarlos en información y conocimiento útil para mejorar la toma de decisiones.

TALENTO Y ROBÓTICA PARA IMPULSAR LA TRANSFORMACIÓN DE LA FUNCIÓN FINANCIERA

Para pasar de una función financiera que vela por proteger el valor y reportar el pasado hacia una función más dinámica en la que su encargo principal sea generar valor y proporcionar una visión a futuro, las organizaciones deberán gestionar su talento y rediseñar su modelo operativo. El nuevo entorno digital precisa del desarrollo de nuevas capacidades dentro de la función financiera y la puesta en práctica de políticas activas de atracción y retención del talento. Un talento, también, más digital.

Ahora bien, además del talento, para alcanzar la cota de eficiencia que se demanda a la nueva función financiera, especialmente en los procesos de backoffice, será fundamental imprimir una mayor agilidad, aprovechando el potencial que ofrecen las nuevas tecnologías. Especialmente interesante resulta la aportación de la Robótica (RPA) para la ejecución de tareas repetitivas, de escaso valor y alto consumo de recursos (conciliaciones, ajustes manuales, scoring de clientes, procesos de cierre, apuntes contables, actualización de cuentas, …). Las herramientas, tecnologías y soluciones de automatización y robotización de dichas tareas posibilitan mejorar la eficiencia de los procesos y una mejor utilización de los recursos en tareas de mayor valor.

La función financiera no puede ser el “cuello de botella” para suministrar información, más bien, deberá ser la fábrica única del dato, o, mejor dicho, deberá ser quien ayude a analizar e interpretar ese dato para explicar, en tiempo y forma, la historia que se esconde detrás y a predecir lo que está por llegar.

TECNOLOGÍA PARA APUNTALAR LA INNOVACIÓN EN LA FUNCIÓN FINANCIERA

Por supuesto, que no se entiende la nueva función financiera -la tradicional tampoco- sin la aportación de los sistemas ERP, eso sí, sistemas de nueva generación con mayores capacidades de almacenamiento y tratamiento de grandes volúmenes de información. Estos aplicativos ayudan a reducir los costes, a proporcionar más y mejores modelos de reporting y capacidades de análisis, a mejorar el control de la gestión -modelos de costes-, el control interno y el cumplimiento normativo. Su aportación es básica para acelerar la ejecución de los procesos.

Algo parecido sucede con el Cloud y el Software as a Service (SaaS) que ya han redefinido los procesos de negocio y, ahora impactan también sobre los entornos financieros. Las herramientas actuales de facturación, gestión de tesorería, reporting, planificación, presupuestación, etc. ya están disponibles en cloud. Con ello, la nueva función financiera reduce costes, proporciona mayor flexibilidad y permite escalar su uso en función de la demanda.

Pero son tecnologías más emergentes como IoT, Blockchain, Analytics (Big Data) y RPA (tal y como hemos comentado anteriormente) las que verdaderamente están impulsando la transformación de la función financiera.

Para la función financiera IoT proporciona la posibilidad de captar, en tiempo real, y desde cualquier área de la organización, una gran cantidad de datos sobre la operativa diaria. Con ello, impulsará la conversión del entorno financiero en un aliado de negocio estratégico ya que será el que más y mejor información pueda aportar para apoyar la toma de decisiones. IoT convierte a la función financiera en la fábrica única de información al tiempo que le permite desarrollar procesos administrativos de manera automática (comprar antes de que sea necesario tras la salida de una mercancía de almacén, recibir pedidos, facturas automáticas, etc.)

Blockchain, por su parte, permite grabar y registrar cualquier transacción. Aplicado al entorno financiero, facilita el almacenamiento y registro cronológico, descentralizado y distribuido de la información. Cualquier participante de la red puede manipular la transacción de forma segura, lo que genera una mayor confianza en los datos. No precisa intermediarios por lo que se reducen los costes y se mitigan los riesgos. Aplicado al área de la tesorería y, en relación con el banco, permite mejorar la función de compensación y liquidación y, por tanto, la planificación de la tesorería diaria. También ayuda a realizar apuntes interco y a mejorar el proceso de conciliación en tiempo real.

Finalmente, la utilización de Analytics en el área financiera permite identificar patrones de conducta, determina si una campaña de venta ha sido efectiva o no; mejora los márgenes, determinando qué tipo de gastos tienen impacto para la venta de un producto; permite definir modelos predictivos que simulen comportamientos futuros de forma que se mejore el proceso de presupuestación y planificación; incrementa la automatización de determinadas tareas manuales basadas en predicciones; y mejora el control interno y la gestión de riesgos a través de modelos de análisis de sensibilidad (transacciones de riesgo, clientes, etc.)

En definitiva, la función tradicional centrada en el día a día, en la preparación de cuentas anuales, en el reporting más financiero y contable, va evolucionando hacia una función financiera mucho más eficiente en el uso de sus recursos. Pero también, su evolución pasa por convertirse en una parte más activa dentro de la organización, a modo de aliado del negocio y por transformarse en la fábrica única de información para aportar valor y facilitar la toma de decisiones inteligentes.