¿Cómo mejorar la eficiencia de las compañías gracias a la automatización y el Business Process Management (BPM)?

Por lo general, en las compañías hay una serie de procesos repetitivos, que se dan a menudo y que pueden automatizarse para agilizarlos y reducir la carga de trabajo de las personas. Por ejemplo, cuando un nuevo empleado se suma al equipo, hay que empezar todo un proceso de onboarding con una serie de tareas. Recogida de sus datos personales, creación de usuarios en distintos sistemas, preparación de los equipos, expedición de la tarjeta de trabajador, alta en la Seguridad Social, asignación de jefe y proyecto, etc. Todo esto puede automatizarse de distintas formas, con pequeños proyectos de RPA, con un Wizard de procesos o con un BPM. Por lo general, el Wizard se utiliza cuando hay numerosos procesos que configu rar. Sin embargo, para procesos puntuales o algo más complejos, se utilizan las herramientas de BPM (Business Process Management). De hecho, en realidad los Wizard de procesos se construyen sobre herramientas de BPM.

¿Cómo funciona en realidad un BPM para automatizar procesos?

Un BPM es una herramienta que nos permite diseñar flujos de tareas en una plataforma LowCode. Existen diferentes proveedores de esta herramienta, y nuestro papel desde VASS es la elección de la primera opción, así como el análisis y diseño del flujo. Según el tipo de tarea programada, habrá que introducir una serie de parámetros en el sistema:

• Puede haber tareas humanas, a las que habrá que asignar un equipo, y en las que habrá que definir qué forma tendrá la tarea (rellenar un formulario, responder con ciertos datos, configurar un equipo, etc.).
• Podríamos establecer una tarea de envío de un email automático.
• Otras tareas podrían ser la introducción de un dato en una BBDD, la extracción de información de un documento, la creación de un usuario en un sistema, etc. En ellas habría que especificar, por ejemplo, a qué sistemas o Bases de Datos llamar.

Todas estas tareas podrán activarse en un tiempo concreto o por eventos. Es decir, que podemos establecer un día y hora en el que lanzar la tarea, o puede depender el inicio de si se ha finalizado una tarea anterior, recibido un email, o cualquier otro evento. Además, las tareas pueden ser lineales, o puede haber bifurcaciones de forma que algunas tareas se realicen de manera simultánea (cuando no haya dependencia entre ellas). Esto aumentará la velocidad del proceso.

Por otro lado, el BPM también permitirá asignar permisos, de manera que solo las personas del equipo (o equipos) especificados puedan visualizar la información de una tarea concreta. De hecho, dentro de cada proceso pueden establecerse diferentes líneas (Swim Lanes), de forma que en cada una de estas líneas todas las tareas que necesitan de la intervención humana se asignen al mismo equipo.

El último paso a dar es la monitorización o auditoría. Gracias al BPM podemos saber qué pasos se han dado en el proceso, cuáles han llevado un mayor tiempo, dónde existen cuellos de botella o cuánto tiempo tardan de media las personas en desarrollar ciertas tareas. Esto podrá servir para tomar decisiones sobre el proceso definido, eficientándolo.

De la tecnología a la complejidad de definir y simplificar del proceso

Es importante destacar que, en muchas ocasiones, la mayor complejidad no se encuentra en el área técnica, sino en la definición del proceso. Un paso crucial para que la automatización con el BPM funcione es comprender cómo es ese proceso (que quizás ni siquiera esté documentado, sino que se encuentre en la mente de las personas que lo realizan). Una vez se conoce cómo se está haciendo, hay que detectar mejoras, ya que puede haber pasos que, al digitalizarse, se realicen de otra manera. Por ejemplo, puede que una llamada se sustituya por un email automático, o una firma física tenga que sustituirse por un sistema de firma digital.

De hecho, si vamos un paso más allá en la definición de procesos, encontramos herramientas avanzadas como el Process Mining (minería de procesos). Esta solución se encarga de estudiar el proceso en profundidad, detectando los cuellos de botella y áreas de mejora y los puntos en que mayor valor aporta la automatización.

Automatización de procesos cada vez más complejos gracias a la Inteligencia Artificial

Hay ciertos procesos, como los del entorno bancario, que no se automatizan debido a su complejidad. Por ejemplo, la detección del fraude o la concesión de una hipoteca requieren de personal especializado que revise toda la documentación necesaria y analice la situación. Sin embargo, la Inteligencia Artificial convierte en una realidad la posibilidad de automatizar también este tipo de procesos. Esta tecnología será capaz de revisar documentación, comprenderla y tomar decisiones (o proponer la decisión a una persona física que finalmente la apruebe).

Beneficios de utilizar un BPM para la automatización de procesos

El uso de una plataforma de gestión de procesos para automatizar puede aportar numerosos beneficios para compañías de todos los sectores:

• Mayor eficiencia en la realización de tareas.
• Mayor tiempo disponible por el personal para la realización de otro tipo de tareas.
• Ahorro de costes en el medio y largo plazo, ya que tras el coste inicial de implantación se generan numerosos ahorros.
• Recopilación de una gran cantidad de información sobre el tiempo que lleva cada paso de un proceso e incluso sobre la productividad de los empleados.
• Posibilidad de mejorar las tareas y procesos en las que se detectan mayores problemas de ejecución.
• Mejora de la calidad de productos y servicios, así como de la experiencia del cliente (reduciendo las esperas).

En suma, el uso de un BPM para la automatización de procesos da a las compañías una mayor competitividad, gracias a la reducción del tiempo en la toma de decisiones, la eficiencia, agilidad y mejora de la productividad. Por ello es una opción que aporta mucho valor y que, por tanto, las empresas deben de plantearse como parte de su estrategia de crecimiento para lograr el éxito del negocio.