¿Por qué enfrentar agilidad y estabilidad?

El entorno actual, volátil, inestable y cambiante, insufla a las organizaciones una presión extra sobre la necesidad de mostrar una capacidad de agilidad y flexibilidad, diría yo, extrema. Para alcanzar esos niveles de agilidad extra se han implementado nuevos modelos de gestión, algunos importados, de otras disciplinas, con el principal objetivo de incrementar la velocidad, acortar los tiempos de respuesta y mejorar las ratios de eficiencia.

Pero, esto que repetimos como un mantra en los últimos tiempos, se debe aterrizar a la realidad de cada negocio. Negocios, que no debemos olvidar, están conformados por personas. Y, ya sabemos que, las pautas que sirven a unos negocios y a unas personas no tienen por qué servir a otros.

Honestamente creo que el entorno cambiante del que tanto hablamos ha sido, es y será una constante. Quiero decir que, la sociedad cambia continuamente, las empresas, la industria, la tecnología, todos cambiamos. Quizá la diferencia sea ahora, que la velocidad a la que se suceden esos cambios se ha multiplicado por “N”, lo que hace que no podamos levantar el pie del acelerador si no queremos acabar siendo el coche-escoba en la carrera.

Entonces, ¿cómo hacemos para que nuestra organización sea, por un lado, lo ágil y flexible que demanda el entorno y, por otro lado, lo estable y confiable que necesitan los agentes que conforman la cadena de valor, ya sean clientes, proveedores, reguladores, empleados …? Este es uno de los principales quebraderos de cabeza, más allá de decidir si implementar metodologías Agile o apostar por otros modelos de gestión que apunten, igualmente a la mejora de los procesos.

¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN ÁGIL?

Dicho esto, y para centrar un poco el tema, creo que una organización ágil será aquella que sea capaz de adaptarse cultural y tecnológicamente al entorno cambiante y proporcionar respuestas, -en forma de productos y servicios- que se ajusten, o más bien, se anticipen, a los patrones de demanda que marque o apunte el mercado en cada momento.

Una empresa será ágil en la medida en que sea capaz de introducir el constante aluvión de tecnología -mucha de ella, disruptiva, que emerge casi a diario- para proporcionar nuevos enfoques y nuevas propuestas de valor. Unas propuestas de valor que circulen de fuera hacia adentro, de dentro hacia afuera y también, por supuesto, a nivel interno o ¿qué crees que hace la robótica, por ejemplo, o la automatización, o la Inteligencia Artificial, aplicada a la gestión de equipos o de procesos?

La agilidad en una organización también vendrá marcada por su capacidad para acelerar la digitalización y la democratización de la información. Data is Power. Pero, claro, el incremento casi exponencial en el volumen de datos, la demanda de mayor transparencia y la inmediatez a la que nos hemos acostumbrado todos, hacen necesario el establecimiento de unas pautas en las que la comunicación multidireccional y omnicanal, y la colaboración a todos los niveles, ya sea entre colegas, entre departamentos diferentes, o, incluso, con los propios clientes, cobren mayor protagonismo. ¿Te suenan los espacios de co-creación? Este concepto está muy vinculado con la innovación, con la personalización y, con la velocidad de respuesta o, mejor dicho, de aportación de valor al cliente, incluido el cliente interno.

Todo esto que hemos dicho, tiene un planteamiento como muy genérico. Por eso, la cuestión ahora es preguntarse ¿qué puedo empezar a hacer yo para cambiar el rumbo de mi organización? Desde luego, aunque pienses que tu contribución individual es minúscula, casi incluso, insignificante, hay muchos ejemplos que muestran lo contrario.

¿Has oído hablar de Afroz Shaz? Es un abogado y ambientalista, galardonado por la ONU por limpiar la playa de Varsova en Mumbai. India. Empezó solo. Luego le siguieron otros 1.500 voluntarios más. Entre todos, lograron recoger más de 13.000 toneladas de residuos plásticos.

Hoy, la playa ha dejado de ser un basurero y después de dos décadas, centenares de tortugas Olive Ridley han regresado a su hogar. Y, todo empezó como una iniciativa, personal, individual: Es decir, Shaz vio algo que había que cambiar y empezó a cambiarlo.

Además del magnífico resultado obtenido, ¿qué me llama la atención de esta poderosa iniciativa y qué aprendizaje extraigo para su aplicación a la empresa?

· Los cambios -positivos y negativos- parten de uno mismo

· La implicación personal y la motivación son claves

· Ser flexible permite adaptarse mejor a las circunstancias

· Compartir objetivos ayuda a la consecución de las metas

· Transmitir las ideas con transparencia y humildad atrae adeptos a la causa

· Trabajar en equipo, colaborar, … acelera los procesos y afianza los proyectos

· La horizontalidad proporciona confianza, fomenta la participación y aumenta la responsabilidad

Vaya. Ahora que lo releo, descubro que estos puntos, encierran gran parte de la filosofía que se presupone a una empresa ágil. Cambio, flexibilidad, implicación, objetivos, comunicación, transparencia, colaboración, estructuras menos jerarquizadas, … Es así. Nuestra empresa será ágil en la medida en que nosotros mismos asumamos la necesidad de serlo con ella; en la medida en que nos comprometamos con los objetivos; y en la medida en que seamos capaces de compartir, colaborar y asumir la responsabilidad que tenemos sobre la consecución de las metas comunes. Piensa a lo grande, y llegarás lejos.

EL CAMINO SE DEMUESTRA ANDANDO

Visto así, se me ocurren algunas cosas que quizá puedan ayudarte a tener una visión más pragmática sobre qué puedes hacer tú para imprimir una mayor agilidad a tu empresa:

· Analiza y evalúa antes de iniciar una tarea o dar una respuesta. Toma conciencia sobre lo que tienes y lo que necesitas para hacerlo mejor

· Planifica y comparte tus planes con el resto del equipo.

· Define un objetivo real, cuantificable, medible y con plazos concretos

· Asume tus propias responsabilidades

· Ve midiendo, no solo resultados, también el tiempo y los recursos empleados para ir ajustando. Ya sabes, eficiencia

· Se claro en tus expectativas, tanto en desempeño, como en conocimientos o desarrollo

· Obtén feedback sobre lo que haces y cómo lo haces, pero también sobre qué podrías hacer mejor o, simplemente, diferente. ESCUCHA

· Construye vínculos, busca aliados que puedan ayudarte. También ofrece tu apoyo. Todo es recíproco. Claro, es lo que conocemos como colaboracionismo

· Intenta anticiparte siempre a posibles escenarios adversos o favorables, da igual, lo importante es tener la visión para preparar la acción

· Decide y asume las consecuencias

· Experimenta, prueba y aprende -lo antes posible- de tus errores

Se me ocurren algunos tips más, pero, claro, corro el riesgo de convertir este post en un pequeño artículo de esos que podrías leer en cualquier “manual de autoayuda”. Lo sé, me estoy moviendo en una línea muy fina. Más que nada porque ahora iba a empezar con aquello de ser feliz en el trabajo: haciendo algo que te gusta, consiguiendo que te paguen por ello, siendo consciente de la importancia que tiene lo que haces y buscando la mejora continua. Pero no. No voy a seguir por este camino. Es más, te resumo en cinco puntos -y termino-, los mensajes que me gustaría haber dejado claros en estas líneas:

· Agile es la palabra de moda. Más allá de metodologías concretas, el término Agile, deberá aterrizarse en la empresa para proporcionar ciclos más rápidos y avanzar hacia una forma de trabajo más colaborativa

· No se trata de elegir entre agilidad o estabilidad. Ambas son necesarias. Para dominar esta paradoja, las empresas deben diseñar estructuras, políticas corporativas y procesos

que incluyan un conjunto relativamente inalterable de elementos troncales. Pero, al mismo tiempo, también deben crear elementos más flexibles y dinámicos que se puedan adaptar rápidamente a los nuevos desafíos y oportunidades.

· Las organizaciones deben “auditar” regularmente sus estructuras y, si es necesario, rediseñarlas para equilibrar velocidad y estabilidad. Un requisito fundamental para que el equilibrio sea real es establecer unas normas sobre cómo actuar para alcanzar el éxito -equilibrio- también en el futuro. No se trata de hacer una declaración de intenciones o enumerar los valores y compromisos corporativos, sino más bien, de imprimir un sello sobre la forma en la que se hacen las cosas.

· Aunque algunas organizaciones comparten modelos de actuación -colaboración, intercambio de información, dinámicas de trabajo específicas, …- hay otras pautas que variarán en función de la naturaleza de la propia compañía que deberá idear su propia fórmula específica para impulsar el alto rendimiento.

· Cuanto más claro sea el planteamiento y más extendida esté su aplicación a los diferentes niveles y áreas de la organización, más fácil será cambiar las estructuras, las políticas y los procesos en beneficio de la agilidad deseada. Pero, aunque el planteamiento sea general y permee a todas las capas de la organización, lo más importante de todo es que EL CAMBIO EMPIEZA POR UNO MISMO.