La importancia de los procesos en la eficiencia de las Administraciones Públicas

Los procesos son una parte muy importante dentro de las Administraciones Públicas, pues pueden marcar una gran diferencia en costes, eficacia, nivel de trabajo y satisfacción de los ciudadanos. De hecho, uno de los objetivos de las AAPP es ofrecer el mayor nivel de servicios con el menor uso de recursos posible (o con el menor gasto público). Por tanto, el rediseño y optimización de los procesos, pasando por la digitalización, el análisis y la mejora, puede suponer una transformación muy positiva.

La excelencia de procesos como palanca de cambio en las AAPP

Desde VASS creemos que las Administraciones pueden evolucionar su modelo de trabajo en tres ejes principales:

• Por un lado, los procesos y la comunicación entre administraciones son a veces fragmentados e inconsistentes, lo que les hace menos eficiente. Por eso es importante tratar de transformarse hacia la integración y la adaptabilidad.
• En segundo lugar, los procesos, acciones e iniciativas de las Administraciones deben de ser sostenibles, para lo que será necesario hacerlos hipereficientes y lograr generar valor para el ciudadano. De lo contrario, los servicios o iniciativas no tendrían sentido.
• Por último, es muy importante que las Administraciones Públicas tengan una visión a largo plazo para asegurar el futuro. Así, podrán centrarse en decisiones transformadoras en lugar de en acciones tácticas a corto plazo.

¿Cómo puede la excelencia de procesos contribuir a la evolución de las AAPP?

Para lograr una transformación en las tres áreas de la Administración Pública que comentamos será necesaria una mejora de los procesos que permitirá:

• Impulsar las iniciativas de mejora organizativa de manera transversal y coordinada.
• Promover el uso eficiente y escalable de recursos.
• Facilitar el acceso a la experiencia, capacitación y mejores prácticas para una mejora continua de la Administración.

Dentro de las Administraciones podemos encontrar 3 tipos de procesos sobre los que se puede actuar. Por un lado, encontramos los procesos que dan soporte a la toma de decisiones. En segundo lugar estarían los procesos que soportan la estructura operativa de la Administración. Y, por último, encontramos los procesos que complementan a los anteriores y pueden condicionar su éxito o su fracaso.

Claves para la mejora de procesos en la Administración Pública

Para lograr la mejora de los procesos son necesarias tanto el uso de las tecnologías adecuadas como la implantación de una cultura comprometida con el cambio. Así, todas las partes deberán de implicarse y colaborar para definir los objetivos y criterios de éxito y, a partir de aquí, definir el modelo operativo que se llevará a cabo. Será también fundamental implementar una estructura de gobierno para la toma de decisiones respecto a los procesos. Una vez logrado todo esto, podrá lanzarse el proyecto de mejora de procesos dentro de la Administración, comenzando a operar y asegurando que las oportunidades de mejora que se detectan no supongan puntos de conflicto entre diferentes Administraciones (o entre distintas secciones dentro de una misma Administración).