Process Mining para mejorar el funcionamiento de la Administración Pública

Si por algo destaca la Administración Pública, es por su burocracia. Y cuando hablamos de burocracia estamos hablando, en realidad, de procesos. ¿No sería estupendo automatizar las tareas y trámites a realizar a nivel tanto interno como externo? Y no nos quedamos ahí, sino que podríamos mejorar los procesos implicados en cualquier tipo de tarea dentro de la Administración Pública. Para lograr esto, las empresas privadas ya están recurriendo a soluciones de Minería de Procesos, que sin duda podrán aplicarse al Sector Público aportando un gran valor.

¿Cómo aplicar el Process Mining a la Administración Pública?

La Minería de Procesos sigue cuatro pasos claves, aplicables a las administraciones:

• En primer lugar será necesario conectar la información de los distintos sistemas. Podrían ser distintos sistemas de una determinada administración, o incluso sistemas de distintas administraciones (de forma que trabajen de manera conjunta). Una vez se conectan todos los sistemas podemos saber cómo se realizan los distintos procesos, extrayendo el conocimiento que necesitamos en el punto de partida de un proyecto de este tipo.
• El segundo paso será descubrir los puntos de mejora. ¿Cuáles son los puntos débiles? ¿En qué tareas encontramos cuellos de botella? ¿Dónde están las ineficiencias? Para averiguar todo esto, predecir y proponer modificaciones en los procesos utilizaremos tecnologías como el Machine Learning (basado en la Inteligencia Artificial).
• En tercer lugar llega el momento de mejorar efectivamente esos procesos. Para ello habrá que trazar un plan de cambio, con objetivos que podamos medir en el tiempo. Es importante comprender que la excelencia operativa no es una tarea puntual, sino que necesita de una mejora continua, a medida que aparecen nuevas necesidades y nuevas soluciones para cubrirlas.
• Por último, es imprescindible monitorizar el cambio, de forma que sepamos si la transformación ha tenido un efecto positivo. Conocer el impacto de los cambios ayudará a las Administraciones Públicas a impulsar nuevas mejoras, mostrar los resultados a otras administraciones, corregir las acciones necesarias y, en definitiva, asegurar que se está mejorando la eficiencia.

Beneficios de aplicar la minería de procesos en las AAPP

Es algo conocido que la Administración Pública se encuentra en un proceso de digitalización para ofrecer el mejor servicio posible y ganar en eficiencia. Pero la digitalización y las herramientas tecnológicas más avanzadas no tienen sentido sin un punto de partida y un plan concreto para mejorar allí donde realmente es necesario. Inteligencia Artificial, Robotización de Procesos, Analítica Predictiva, Gestión Documental, Machine Learning y un largo etcétera de soluciones tecnológicas sólo aportarán un valor real si se combinan y aplican de la forma adecuada.

Por eso desde VASS queremos trasladar nuestra experiencia con clientes de distintos sectores (y también algunos enmarcados en el Sector Público), para diseñar soluciones específicas a través del Process Mining. Este es el camino para alcanzar una Administración Pública realmente digital, proactiva y eficiente, capaz de ofrecer a los ciudadanos los mejores servicios, en el menor tiempo, con la mayor comodidad y el menor gasto posible.