Automatización Robótica de Procesos para impulsar el crecimiento y la eficiencia en las organizaciones

El mercado de la robotización o RPA (Robot Process Automation) se encuentra en un momento de gran crecimiento. De hecho, se espera que el mercado mundial de RPA crezca hasta superar los 13.000 millones de dólares estadounidenses en 2030, (un aumento de más de 12.000 millones respecto a 2020). Sin embargo, se trata todavía de un mercado fragmentado en el que existe un gran número de fabricantes. Y en este contexto, las oportunidades de crecimiento son realmente amplias.

La robotización ayudará a las compañías a mejorar la eficiencia, siempre que se comprenda e implante de la manera correcta para aportar valor real a la organización. Además, su evolución continuará en los años pasando por diferentes etapas y veremos cómo se aplica para mejorar ciertas tareas más o menos repetitivas.

Las 4 etapas de desarrollo en la robotización de procesos

El RPA consiste en automatizar ciertos procesos de una compañía. Y esta automatización puede estar más o menos avanzada en cuanto a tecnología y posibilidades. Por ello podemos distinguir cuatro etapas diferentes para la robotización.

En una primera etapa hablaríamos de automatizaciones sencillas como una macro de Excel. Estas automatizaciones cumplirán unas reglas sencillas, sobre tareas no recurrentes. Se trataría de una automatización de procesos a nivel de escritorio.

En una segunda fase incorporamos la robótica a la automatización de procesos. Estos automatismos serán capaces de seguir reglas más complejas para tareas repetitivas y recurrentes, automatizando un flujo de trabajo completo. Por ejemplo, podrían automatizarse procesos como la generación de facturas o el alta de usuarios.

En la tercera etapa hablamos de Automatización Cognitiva, dotando a la tecnología de un toque humano. Para ello se le da inteligencia o capacidad de interpretación, como podría ser el caso de los asistentes virtuales.

Por último, y aún en fase de desarrollo, encontraríamos la robotización verdaderamente inteligente. No encontraremos con robots dotados de Inteligencia Artificial, capaces de tomar decisiones autónomas para la mejora de los procesos. De hecho, ya no solo podrán automatizarse procesos básicos, sino que se ejecutarán procesos más críticos.

El impacto de la automatización de procesos según el área de actuación sobre el que se aplique

• Aumenta la velocidad a la que se realiza la tarea automatizada. Es cierto que la aplicación con la que se interactúa (por ejemplo el navegador) seguirá teniendo sus tiempos de carga o respuesta. Sin embargo, al llevar datos de un lugar a otro el robot no tendrá que abrir de ventana en ventana e ir anotando la información, sino que lo hará automáticamente.
• Aumenta la cantidad de tareas que pueden realizarse en el mismo tiempo, ya que el robot no tiene tiempos muertos o de descanso. Una automatización puede funcionar 24 horas al día, 365 días al año, ya que el robot no necesita tomar vacaciones, dormir o comer.
• Crece la productividad y la capacidad de trabajo de las personas. No se trata de que éstas trabajen menos horas, sino que gracias a la ayuda del robot puedan completar más tareas y de una forma más eficiente. Por ejemplo, si dentro de una compañía de telecomunicaciones una persona llama para aumentar las gigas de su teléfono, el operador podrá hacer la solicitud de aumento de gigas al robot. Éste podrá consultar a todos los sistemas internos y realizar las acciones necesarias. Mientras tanto, el operador podrá realizar tareas de valor como una encuesta de satisfacción, la resolución de otra duda del usuario o incluso una venta cruzada.
• Se reducen los errores humanos. Aunque puede haber otro tipo de errores en la operativa dentro de la automatización, errores humanos como las erratas al introducir datos de manera manual se eliminan gracias a la robotización. El dato llega tal y como está, y las tareas se realizan siempre de la misma manera sin lugar a error.

Estas ventajas son muy positivas para las organizaciones pero, ¿qué implican realmente para el crecimiento del negocio?

Automatización robótica de procesos para impulsar el crecimiento del negocio

En numerosas ocasiones al hablar de automatización se piensa simplemente en un ahorro de costes. Pero existe un enfoque de crecimiento mucho más potente, y es el de la productividad y la eficiencia. Son muchas las empresas que se ven desbordadas por las tareas del día a día, no son capaces de completarlas o de hacerlo bien. En estos casos, el RPA contribuye a que se pueda abordar cada vez más trabajo, eliminando las tareas repetitivas para que los empleados avancen más rápido. Las herramientas de automatización podrán encargarse del volcado de datos, la creación de informes o la generación de alertas. Mientras tanto, las personas tendrán más tiempo y energía para aportar su inteligencia y conocimiento, mejorando la toma de decisiones.

También aumentará el espacio para la innovación y la mejora en la calidad del servicio. Al disminuir la presión por la carga de trabajo, será más sencillo parar a reflexionar sobre nuevas y mejores formas de hacer las cosas. Además, la reducción de la tasa de errores gracias a la robotización también contribuirá a esa mejora en la calidad.

Cuándo elegir la automatización de procesos frente a una digitalización completa?

Además, la robotización proporciona un valor a corto plazo, desde un enfoque táctico. Mientras que la digitalización completa de un proceso conlleva tiempo y es más costosa, la automatización permite resolver ciertos problemas e ineficiencias de una forma rápida y sencilla. Y este valor puede ser simplemente porque a corto plazo es la solución más rápida o porque simplemente no resulta rentable una solución más avanzada.

Imaginemos que existe un problema que implica la realización de una tarea manual miles de veces, lo que llevará semanas a un equipo de personas. Sin embargo, este acontecimiento solo se producirá una vez en la compañía. No tendría sentido poner en marcha un desarrollo a medida para digitalizar el proceso, porque podría llevar también semanas dicho desarrollo. Por tanto, no se estaría ganando en velocidad. En este caso, tendría sentido realizar una automatización de forma sencilla. Sin embargo, si esa tarea va a repetirse de manera continuada, tendrá sentido invertir el tiempo y el esfuerzo de realizar una digitalización completa.

Desde VASS trabajamos para detectar cuáles son las tareas que tiene sentido automatizar dentro de cada compañía y qué soluciones o tecnologías pueden aportar más valor en cada momento. Así, ayudamos a nuestros clientes a mejorar su eficiencia, adaptándonos a sus necesidades y su evolución en el tiempo. Todo esto comprendiendo la tecnología con la que estamos trabajando, sus costes y las mejores prácticas para implementarla.