Aplicando la robotización (RPA) de manera efectiva para mejorar la eficiencia

A día de hoy, las empresas están dedicando un gran esfuerzo a tareas repetitivas que no aportan demasiado valor. Por ello, tienen la necesidad de digitalizar sus procesos, pero en estos intervienen múltiples sistemas y muchos de estos sistemas no cuentan con una API o una forma de acceder a ellos. Además, las empresas necesitan aumentar su capacidad para entregar valor en poco tiempo, escalar más rápidamente, entrar en un ciclo de optimización continua de sus procesos y transformar sus operaciones de negocio.

Entre todos estos retos, deben de ser capaces de enfrentar el día a día y lograr que éste les deje tiempo para dedicarse a pensar sobre cómo mejorar, algo fundamental para el crecimiento. En definitiva, las compañías necesitan aumentar la velocidad, la eficiencia y la productividad de los equipos. La RPA (Robot Process Automation) o automatización de procesos, bien entendida y aplicada, será una de las claves para lograr estas aspiraciones.

¿En qué punto se encuentra la automatización?

A día de hoy, el mercado de automatización se encuentra en un momento de expansión, en el que se espera que crezca un 20% entre 2020 y 2023. Se trata de una tecnología cada vez más madura, que ya ha pasado una primera fase de euforia y ahora trata de adaptarse a la realidad e introducirse de una forma más efectiva en las compañías. De hecho, son muchas las empresas que todavía no se han lanzado a probar la RPA o, si lo han hecho, no han obtenido los resultados esperados o no han logrado obtener todos los beneficios de la automatización de procesos.

4 fases dentro de la automatización o robotización de procesos

Como decimos, la robotización de procesos es algo que se encuentra en proceso de crecimiento y maduración, y podemos definir 4 fases o estadios en función de su grado de desarrollo:

• Desktop Process Automation. Aquí hablaríamos de un tipo de automatización con reglas sencillas, como podría ser la realización de una macro en Excel.
• Robotics Process Automation. Con este tipo de automatización vamos un paso más allá. Ya no solo se interacciona con las pantallas del ordenador, sino que es posible una automatización de procesos vía API. Ya no solo se secuencian los pasos para ser realizados por una máquina, sino que se crean nuevos procesos.
• Cognitive Robotics Process Automation. En esta capa se añadiría la capacidad cognitiva, integrando sistemas de reconocimiento de imágenes, OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para la extracción de datos de documentos, asistentes virtuales, etc.
• Intelligent Robotics Process Automation. Esta última fase incluye un tipo de inteligencia avanzada, que permita a los robots tomar decisiones más allá de flujos predefinidos, comprendiendo los contextos, interpretando y tomando decisiones.

Problemas en la implantación de la RPA

El principal problema que ha sufrido la robotización en su lanzamiento al mercado es que en la fase de euforia en muchas ocasiones no se ha entendido bien o no se ha tomado de una manera realista. Así, desde muchas compañías se ha interpretado como una tecnología barata (pero un buen desarrollo conlleva sus costes), extremadamente sencilla, o no se ha profundizado en el alcance y las aplicaciones por lo que los proyectos se han considerado un fracaso. Por ello es necesario contar con equipos formados, que controlen la tecnología y revisen dónde pueden darse las soluciones de automatización y cómo puede mejorarse en el tiempo.

Beneficios de un proyecto de RPA bien ejecutado

La aplicación de la RPA puede tener un gran impacto sobre las compañías en diferentes dimensiones:

• Es posible dejar un registro de todo lo que se hace, lo que resulta muy útil para el cumplimiento de ciertas regulaciones. Es decir, que facilita aquellas tareas de control que se realizan por compliance y no porque sean necesarias o eficientes.
• Además, disminuye la cantidad de horas de trabajo necesarias para realizar ciertas tareas. Aunque el robot siga el mismo proceso que una persona física, entrando en cierto número de páginas e introduciendo los datos necesarios, la diferencia es que este no se fatigará, no tendrá tiempos muertos y por tanto las tareas se realizarán con mayor rapidez. E incluso, en el caso de soluciones de digitalización que se conecten de forma alternativa vía API, el flujo se agilizará aún más.
• Disminuirá la tasa de errores y el trabajo extra que estos conllevan, pues el robot siempre realizará los procesos de la misma manera y con exactitud. Por tanto, aumenta la agilidad, disminuye el trabajo y mejora la calidad.
• Mejorará las capacidades de los equipos, aumentando la eficiencia, la productividad y la innovación. Al dedicar los recursos humanos a tareas de mayor valor, éstos tendrán más tiempo para pensar, cambiar la manera de hacer las cosas y evolucionar.
• También resultaría posible aumentar la productividad de los agentes comerciales o de atención al cliente. Por ejemplo, un agente que reciba una llamada en un Call Center de una compañía de telecomunicaciones, de un cliente que quiere aumentar su cantidad de gigas, podrá dedicarse a ofrecer y explicar los nuevos servicios al cliente mientras un robot busca sus datos y toda la información que necesite para dar de alta la nueva tarifa.

Aprovechando todo el potencial de la automatización de procesos

En este momento, son muchos los negocios que se encuentran con que están realizando un gasto en que sus empleados realicen tareas poco productivas, a la vez que se desperdicia parte de su talento y se pierden numerosas oportunidades. El digitalizar o no los procesos supone por tanto un coste muy elevado, tanto a nivel económico como de calidad, cumplimiento, creatividad y pérdida de oportunidades de crecimiento. Pero la automatización por sí sola no basta, pues existen proyectos de RPA que no aprovechan todo su potencial, al no contar con un gobierno específico, no contar con el personal adecuado o no tener el conocimiento técnico suficiente para extraer todo su valor.

Por eso desde VASS trabajamos para diseñar soluciones de automatización que aporten el valor que el cliente realmente necesita, orquestando la tecnología RPA con otras tecnologías y siguiendo una metodología clara basada en el conocimiento, la experiencia y unos equipos cualificados capaces de trabajar conjuntamente con el cliente para conocer sus procesos y llevarlos hacia la mayor eficiencia y optimización.