¿Es posible simplificar los procesos dentro del sistema educativo?

Si la gestión del sistema educativo, tanto a nivel público como privado, ya resultaba compleja teniendo en cuenta la gran cantidad de información que es necesario manejar (alumnos, calificaciones, expedientes, materias, planes de formación, profesorado…), la pandemia ha dado una vuelta más a este contexto, mostrando las necesidades de lograr una mayor eficiencia y digitalización de los sistemas.

No solo la docencia, las clases en sí se han complicado, sino que la gestión administrativa y la realización de los distintos procesos necesarios para los alumnos también han tenido que volverse digitales. Desde la solicitud de becas hasta la matriculación, reclamaciones, consulta de notas, etc., ¿cómo hacer más sencillos todos estos trámites? Y ya no solo de cara a la mejora de la experiencia del alumnado, sino de cara a la reducción de costes administrativos.

Eficiencia operativa en el ámbito educativo

Para mejorar la eficiencia operativa es imprescindible modernizar los canales de comunicación entre las administraciones o entidades educativas, el profesorado y los alumnos. En muchos casos, los campus virtuales son una de las grandes plataformas en las que todos ellos convergen, y por ello es importante optimizarlos para que ofrezcan una experiencia útil y sencilla. Para ello sería interesante introducir buscadores avanzados, capaces de comprender el lenguaje natural, así como cuidar al máximo la usabilidad, el diseño y la distribución de los contenidos dentro de la plataforma.

El Process Mining supone también una gran herramienta en el contexto de la educación, pues permite, gracias a la combinación de tecnología y consultoría, comprender cómo son los procesos, monitorizarlos y mejorarlos. Así, sería posible conectar todos los sistemas en los que se incluye la gran variedad de información antes mencionada, incluso entre entes públicos y privados, y conocer cómo se realiza cada proceso y en qué puntos se están encontrando los usuarios con dificultades: una página que no funciona, un trámite complejo que se abandona, etc.

Hiperpersonalización para una mayor proactividad de la gestión administrativa

Es importante destacar que, para conseguir la mejor usabilidad de la que hablábamos, hay que contar con que no todos los usuarios serán iguales. Por ejemplo, no necesitará la misma información o los mismos accesos un profesor que un alumno o, dentro de los profesores, no todos estarán centrados en las mismas materias, algunos tendrán funciones de tutorías, otros serán más o menos tecnológicos, utilizarán más o menos los recursos virtuales, etc. Por tanto, sería interesante contar con una solución de CDP (Customer Data Platform) que recoja la información de los usuarios y permita personalizar la experiencia para cada uno de ellos.

Otras herramientas como la gestión documental o el Machine Learning también resultarán muy útiles en el ámbito de la educación, pero es importante comprender que no basta la tecnología por la tecnología: todo esto debe de estar enmarcado en una estrategia con una hoja de ruta previamente definida, que siga unos objetivos claros y un orden lógico. De otra forma, la tecnología podría llegar a enmarañar aún más los procesos, y esto es precisamente lo que se trata de evitar. Desde VASS ayudamos a todo tipo de organizaciones en distintos sectores, incluído el educativo, a poner en marcha este tipo de iniciativas con una visión a largo plazo y de mejora continua.