Tendencias y claves en la digitalización de la experiencia del empleado: hacia el Smart Worker

El Covid-19 supuso un punto de inflexión en las empresas, obligando a digitalizar el trabajo en la mayor parte de los casos. Pero este no fue un cambio coyuntural, sino que pasado el pico de la pandemia la tendencia se mantiene y las empresas se digitalizan para hacer la vida más sencilla a sus empleados. Con ello, junto con la escucha activa para atender a sus necesidades, logran mejorar la conciliación y la productividad, beneficiando tanto al trabajador como a la compañía. El foco se pone ahora en transformar la experiencia del empleado y crear “Smart Workers” desde el onboarding en la compañía, pasando por las distintas áreas en las que la digitalización puede contribuir.

Digitalización para transformar el journey del empleado

El journey del empleado puede transformarse, implicando realmente a las personas y empoderándolas en distintos puntos:

• El momento de onboarding, digitalizando el proceso.
• La colaboración entre personas gracias a los canales y herramientas adecuadas.
• La mejora de la socialización, incluso en remoto.
• El aprendizaje inicial y continuo.
• La mejora del desempeño de los empleados.
• El desarrollo de planes de carrera.
• El crecimiento personal.
• La creación de un espacio de trabajo híbrido y adecuado para todos los empleados.

Con todo esto los empleados se vuelven cada vez más eficientes, trabajando de manera dinámica y digital y orientándose a objetivos. Esto da lugar a una mayor productividad de personas y equipos, apoyada en las tecnologías y medios digitales.

3 tendencias en la creación de compañías y empleados más digitales

Podemos observar que el comportamiento de las compañías en cuanto a digitalización del empleado tiende hacia 3 puntos:

• Total Experience o Experiencia Total. Ésta hace foco en la experiencia global de las compañías, desde empleados a clientes y usuarios. Ofrecer condiciones excepcionales a los empleados impactará sin duda en la calidad de las actividades y la reputación de la organización.
• Hiper-automatización. Existe una clara tendencia a maximizar la automatización de los procesos, lo que muestra cómo existen numerosos aspectos y tareas en las organizaciones que pueden automatizarse gracias a la tecnología.
• Anywhere Operations u operaciones en cualquier lugar. Cada vez resulta más sencillo eliminar la necesidad de interacciones personales, recurriendo a los servicios en línea.

6 claves para lograr el éxito en el camino hacia el empleado digital

Podemos definir 6 factores claves para alcanzar el éxito e impulsar la digitalización:

Experiencia unificada del empleado

Trabajar con distintos sistemas y múltiples interfaces es una de las mayores frustraciones que encuentran los empleados en su día a día. El salto entre aplicaciones genera ineficiencias, pérdida de concentración y fugas de tiempo. Y por eso eliminar el “desorden digital” será un principio básico para mejorar la experiencia del empleado. Esta experiencia unificada deberá de priorizar:

• Procesos de alto impacto.
• Sistemas legados o antiguos.
• Eliminación de múltiples credenciales, proporcionando un acceso único.
• Gestión centralizada del dato.

Experiencia personalizada

Cada empleado en función de la organización, rol, o situación profesional tendrá unas inquietudes o necesidades distintas. Por eso es importante adaptar las soluciones digitales a las necesidades particulares del empleado. Así ganará en afinidad con las herramientas, aumentará su fidelización con la organización y mejorará la eficiencia y la productividad. La personalización debe de trabajarse desde áreas como:

• El acceso rápido a la información o herramientas de más interés.
• El énfasis en las comunicaciones vinculadas con el empleado.
• La recomendación de servicios y beneficios basados en el interés del empleado.

Rotura de los silos de información

Por lo general, las compañías se agrupan en departamentos, y la información entre estos no se comparte o comunica adecuadamente. Y no solo eso, sino que en algunos casos son personas individuales las que poseen cierta información, y no existen mecanismos que aseguren que está disponible para todos. Por eso es importante democratizar el conocimiento, uno de los activos fundamentales para las compañías. Estos silos pueden producirse por el conocimiento personal de expertos en materias concretas, por datos gestionados en sistemas de acceso limitado, documentos de interés en repositorios locales de usuarios, etc.

Valor agregado para las compañías

Las soluciones para alcanzar el empleado digital buscan mejorar su experiencia y condiciones, pero no siempre es fácil asegurar el éxito. Para ello, estas iniciativas tienen que aportar un valor diferencial, que evite el uso de herramientas alternativas. Es importante priorizar el beneficio del empleado y utilizar herramientas como la gamificación en lugar de la imposición. El camino digital debe de lograr el éxito por los beneficios que aporta a las personas, de manera natural, y las compañías deben de ser capaces de medir ese éxito.

Cambio cultural entre las personas

La implantación de soluciones tecnológicas por si misma no tendrá sentido si no va acompañada de un cambio cultural. Para sacar el máximo partido a las herramientas digitales, las compañías y sus empleados deberán de adaptarse a nuevas formas de trabajar. Para impulsar este cambio, podrán utilizarse técnicas de gestión del cambio sobre las principales barreras que puedan surgir:

• La resistencia de las personas al cambio.
• El liderazgo.
• La comunicación.
• La formación.

El acompañamiento adecuado reducirá los tiempos de implantación y ayudará al ahorro de costes.

Capacidad de medición del cambio

La manera de asegurar que las condiciones de los empleados mejoran es la medición. Por eso es importante tener datos sobre la efectividad real de las acciones. Para ello habrá que utilizar herramientas que informen sobre el trabajo diario de los empleados y su situación profesional.  De hecho, podríamos comenzar a explotar muchas de la información que tenemos a partir de los hábitos de nuestros empleados y su relación con la compañía para extraer conclusiones. Y, con ello, identificar los puntos en que más tiempo se pierde, optimizar los procesos de alto impacto y ejecutar las medidas correctoras necesarias.

En definitiva, es importante entender que la búsqueda del empleado digital va mucho más allá que un simple modelo de teletrabajo. Es un cambio en la manera de trabajar, sobre las áreas que afectan al día a día del equipo: la relación de confianza, la responsabilidad, la mayor libertad del empleado en el desempeño de su trabajo, etc. Las compañías que logren tocar todos los puntos de la forma correcta tendrán una gran ventaja gracias a un personal motivado, disminuyendo la rotación, y aumentando la productividad y el valor que cada persona aporta al global del negocio.