¿Cómo mejorar los procesos financieros de las organizaciones gracias a la automatización?

24 Nov 2022

Gracias a la minería de procesos podemos agilizar su análisis y abordar la automatización de una manera mucho más ordenada y eficiente. Tradicionalmente, antes de que naciera el Process Mining, los consultores que querían conocer un proceso en profundidad e identificar ineficiencias, cuellos de botella o debilidades en el mismo, tenían que preguntar a las personas encargadas de llevarlos a cabo (cómo lo hacían, que sistemas utilizaban, cuanto tiempo dedicaban a cada actividad, etc.). Esta metodología es mucho más lenta y no ofrece resultados totalmente fiables. Por el contrario, ahora podemos descubrir de forma ágil qué está pasando, cómo se están ejecutando los procesos y todas sus variaciones y aplicar la Inteligencia Artificial, el conocimiento del negocio o la inteligencia del dato para descubrir dichas ineficiencias en los procesos, conocer las causas raíz y tomar acción. Y precisamente este descubrimiento permitirá a las compañías aplicar el conjunto de herramientas de automatización más adecuado y agilizar sus procesos financieros en búsqueda de la excelencia operativa.

De la automatización de procesos a la hiperautomatización

Cuando hablamos de hiperautomatización nos referimos simplemente a ir un paso más allá, como evolución natural de la automatización. En este caso trataremos de encontrar la combinación ideal de tecnologías y no su uso de manera aislada, para aprovechar todas las ventajas que ofrecen. Podemos combinar, desde el descubrimiento y la acción proporcionado por el Process Mining, la capacidad de los robots (RPA) el BPM, u otras tecnologías como la digitalización de documentos, etc. De hecho, con aplicaciones como el EMS dede Celonis (uno de nuestros grandes partners para la eficiencia operativa), podemos ejecutar acciones que directamente impacten en las causas raíz de las ineficiencias de forma directa o bien a través de l aejecución de otras tecnologías, logrando esa hiperautomatización. Para entender mejor la hiperautomatización, especialmente en el entorno financiero, haremos dos aclaraciones importantes.

La importancia de la hiperautomarización en los procesos financieros

Como decíamos, hay dos puntos que debemos de tener en cuenta antes de seguir hablando sobre hiperautomatización de los procesos financieros:

• En primer lugar, todas las empresas contarán con procesos financieros, aunque la automatización (o hiperautomatización) podrá aplicarse tanto a estos como a cualquier otro tipo de proceso de la compañía. En el área de los procesos financieros, la optimización permitirá la obtención de sinergias y ahorros significativos, cambiando la forma de hacer las cosas y capturando el valor detrás del proceso de forma que se dediquen los esfuerzos en otras tareas que generen mayor valor a la compañía.
• En segundo lugar, los procesos financieros tienen una especial importancia, pues son los que nos dan la información sobre cómo está la empresa. Por tanto, un cambio en los procesos de la organización finalmente tendrá (tarde o temprano) impacto en los procesos financieros. Cuanto más eficientes sean los procesos financieros, más sencillo será anticipar potenciales problemas o productivizar áreas como el capital humano. En este sentido, no será coherente aplicar tecnologías de manera aislada, sino que deberá de haber una visión clara sobre qué se quiere medir (a través del Process Mining) y mejorar, aplicando la tecnología a ese objetivo concreto.

Procesos financieros que podemos mejorar y automatizar

Queremos mencionar algunos ejemplos sobre cómo pueden mejorarse para comprender mejor el alcance de la minería de procesos y la hiperautomatización:

• Uso de RPA con Computer Vision para gestionar el proceso de confirming.
• Uso de RPA para agilizar la conciliación bancaria
• Uso de RPA con procesamiento del lenguaje natural para la gestión de anticipos de clientes.
• Uso de Process Mining para generar modelos basados en la analítica para la segmentación de clientes, e incluso el análisis de riesgos.
• Uso de Process Mining para, a través de Modelos de Machine Learning ayudar a la toma de decisiones, en casos como la gestión de deuda de clientes y mejorar el working capital.
• Intelligent Character Recognition para la ingesta automática de documentos como las facturas (e incluso activación automática de otras tareas al añadir ciertas facturas o provisiones).

Para profundizar un poco más, podemos hablar sobre el caso real de un proceso de cuentas por pagar de una compañía dedicada a servicios marítimos, logística y operaciones portuarias. En este caso, gracias al Process Mining se descubre que en el proceso existen decenas de variantes al registrar una factura (en lugar de un proceso único) y que un 16% de ellas ni si quiera siguen un proceso establecido. A partir de este punto, encontramos también un problema en el pago, con un 27% de las facturas pagadas antes de tiempo y un 55% con retraso. Con la evidente implicación que ello tiene en una adecuada gestión del working capital de la compañía. Y no solo eso, sino que se estaba incurriendo en mayores costes de capital humano, e invirtiendo, en ocasiones, hasta 150 días en la conformación y aprobación final de las facturas, con el consecuente coste en el proceso.

Gracias al Process Mining podemos detectar de forma rápida estas situaciones, tomar decisiones y alinear a la organización hacia un único camino. En este caso, se estableció un plan de mejoras a corto plazo para una gestión más madura, una mejora con los proveedores y una continuidad para seguir mejorando los procesos financieros.

Ventajas de unir la minería de procesos con la hiperautomatización

Los ejemplos anteriores son solo algunos casos de uso en los que podemos encontrar beneficios gracias al Process Mining y la automatización. Las ventajas son múltiples, especialmente al trabajar de la mano de nuestro partner Celonis (software especializado en minería de procesos), y a continuación queremos destacar algunas de ellas:

• Posibilidad de utilizar cualquier tecnología, sin necesidad de que el sistema base sea un CRM tan extendido como, por ejemplo, SAP.
• Capacidad para cruzar distintos sistemas, incluso sistemas en Cloud con otros de legacy y observar las discrepancias entre ellos, ayudando a la unificación y la calidad del dato.
• Posibilidad de entender la hetereogenidad del dato y de los procesos en compañías que operan en distintos países o bajo distintos equipos encargados de las operaciones financieras.
• Capacidad para tomar acción y automatizar tareas como los avisos cuando una factura no se emite o un dato necesario no se registra.
• Multiplicación de la capacidad operativa sin que esto implique un aumento del personal o de los costes.
• Minimización del error en la ingesta de documentación.

En definitiva, la hiperautomatización, apoyada por el Process Mining, puede ser un catalizador para la mejora de los procesos financieros de las compañías. Los casos de uso y las ventajas son muchos, pero esto también implica que cada empresa será diferente. Por eso desde VASS queremos guiar a nuestros clientes hacia la hiperautomatización, de la mano de las últimas tecnologías y de partners de primera categoría, creando estrategias personalizadas para extraer el mayor valor de la mejora de los procesos.