Definiendo las piezas clave de la eficiencia operativa

14 Jun 2022

La eficiencia operativa es uno de los grandes objetivos de empresas de todos los sectores para aumentar su competitividad y su éxito en el mercado. A día de hoy es difícil no haber oído hablar de este término, acompañado de numerosas tecnologías y ejemplos. Pero antes de entrar en la complejidad de la eficiencia operativa, es importante comprender qué significa realmente este término. ¿Qué objetivo perseguimos cuándo buscamos la eficiencia operativa? ¿Cuáles son los factores que influyen en ella y cómo podemos medirla? ¿Cuál es el papel de tecnologías como la Inteligencia Artificial en la eficiencia operativa? Estas son algunas de las preguntas que se responderán en este artículo.

¿Qué es realmente la eficiencia operativa?

Podemos decir que la eficiencia operativa es la capacidad de una organización para mejorar todos los procesos que soportan la producción de sus productos o servicios finales, manteniendo al mismo tiempo la calidad necesaria de los mismos.

A nivel financiero podríamos definirla como la ratio entre la entrada que se requiere para mantener la organización en funcionamiento y la salida que estas entradas proporcionan. Es decir, que la entrada se refiere a todo aquello que se aporta al negocio para que pueda operar, como los costes de material o los derivados de los empleados. Mientras tanto, la salida se refiere a lo que se gana o se obtiene con la operación. Por ejemplo, podemos ganar mejoras en los tiempos de desarrollo, un aumento en la calidad de productos y servicios, un incremento del beneficio o incluso la adquisición y fidelización de clientes. La relación entre entradas y salidas será, en definitiva, la que defina el nivel de eficiencia.

Por lo general, la eficiencia operativa responde a una de estas dos preguntas:

• ¿Podemos producir el mismo nivel de nuestro producto o servicio reduciendo su coste?
• Y si mantenemos el coste pero mejoramos los procesos, ¿podemos aumentar también la calidad y, por tanto, el precio del producto o servicio?

Una vez conocemos la definición básica de la eficiencia operativa podemos analizar qué factores intervienen en ella y de qué manera podemos medirlos.

Factores que definen la mejora de procesos

Para lograr mejorar la eficiencia operativa, las empresas deben de ser capaces de reducir el coste de sus operaciones, eliminando procesos redundantes o inútiles. Esto se consigue poniendo el foco en 4 aspectos principales:

• Utilización más eficiente de los recursos. Es importante eliminar todo tipo de desperdicios en las áreas relacionadas con la producción y las operaciones. Por ejemplo, hay que evitar el talento mal asignado, la sobreproducción, las funcionalidades que no agregan valor al producto o servicio y los tiempos de espera debidos a una mala planificación.
• Mejora de la organización del entorno de producción. Es necesario asegurarse de que tanto los equipos como los empleados están trabajando de la forma más eficiente posible, obteniendo el máximo valor del capital humano.
• Comprobación de que la distribución del producto o servicio se está realizando de manera eficiente. Esto debe de hacerse tanto a nivel de las entregas físicas como en el mundo digital.
• Gestión adecuada del inventario. Para ello la organización deberá de asegurarse de que se produce lo suficiente como para cumplir con la demanda de los clientes, pero reduciendo el exceso al máximo posible. Algo que requerirá de una gran capacidad predictiva.

Indicadores para la medición de la eficiencia operativa

Para medir la eficiencia operativa se deben de tener en cuenta los indicadores relacionados con la entrada y salida, elementos que ya adelantábamos al principio en la propia definición de eficiencia. Aunque éstos pueden variar según la industria, por lo general podemos agruparlos en los siguientes:

Entradas:

• Gastos operativos, que se corresponden con los costes generales para que el negocio esté en marcha.
• Gastos de capital, representados por el dinero que la empresa gasta para comprar, mantener o mejorar activos como edificios, vehículos o equipamiento.
• Recursos humanos, incluyendo no solo a los empleados  sino también a los partners clave.

Salidas:

• Ingresos de la compañía.
• Número de clientes en un determinado periodo de tiempo.
• Calidad del producto o servicio.
• Cifras de crecimiento del negocio.
• Nivel de satisfacción del cliente.

Una vez sabemos cuáles son los factores principales que influyen en la eficiencia operativa llega la pregunta más importante. ¿Cómo mejorarla?

¿Cómo pueden las compañías incrementarla?

La mejora de la eficiencia operativa puede llevarse a cabo desde distintos ángulos. Se pueden aplicar diferentes estrategias para cumplir con los objetivos marcados, pero por lo general las empresas se centran en cambiar las entradas y las salidas. Para ello pueden reducir las entradas para conseguir las mismas salidas, incrementar las salidas para un mismo de entradas, modificar el número de entradas o incrementar tanto las entradas como las salidas (aumentando en mayor medida las salidas). Es decir, que la mejora de la eficiencia operativa se basa en modificar la relación entradas-salidas en la organización.

Pero, además de estos cambios en entradas y salidas, será muy importante tener un control de lo que está pasando para lograr ese aumento o reducción en entradas y salidas y saber qué se está haciendo bien o mal. Para ello las compañías deberán llevar a cabo controles como:

• La monitorización del rendimiento a través de cuadros de mando o dashboards.
• La identificación y minimización de los desperdicios que ya hemos comentado en apartados anteriores.
• La comparación con la competencia a través de análisis benchmark.

Pasando a la práctica: Inteligencia Artificial para mejorar la eficiencia operativa

Sin duda una de las tecnologías que más puede aportar a la eficiencia operativa es la Inteligencia Artificial. Ésta puede utilizarse desde diferentes enfoques como la automatización, los sistemas de recomendación o el análisis de riesgos. Tanto a gran escala en el global de la compañía como para procesos concretos, la Inteligencia Artificial puede contribuir a la mejora de la eficiencia de manera muy diversa. En un próximo artículo analizaremos cuáles son estas aplicaciones de la IA en la eficiencia de procesos e industrias concretas y comprenderemos la complejidad de este tipo de proyectos basados en Inteligencia Artificial.