Índice de artículo

• ¿Qué es la hiperautomatización?
• El enfoque de VASS 
• El proceso de hiperautomatización paso a paso
• Ejemplo: Automatización de procesos financieros
• Ejemplo: Hiperautomatización de procesos en el Banca

La hiperautomatización es una de las grandes oportunidades tecnológicas, no ya del futuro, sino del presente que estamos viviendo. Según un informe de Gartner, el mercado global de este sector, ya supuso 596.000 millones de dólares en 2022. 

Ese mismo año, el 90% de las organizaciones a gran escala a nivel global, habían adoptado algún tipo de RPA (robotic process automation). 

Para el futuro, el panorama continúa siendo esperanzador. Según ese mismo informe, la adopción de estas tecnologías conllevará una reducción de costes operativos del 30% en 2024, gracias a la combinación de la hiperautomatización con el rediseño de los procesos operativos existentes. 

Para el próximo año se espera que la mayor parte de las organizaciones adopten al menos tres tipos entre los 20 tipos de software diferentes que se pueden utilizar para agilizar y optimizar los procesos. 

Si miramos con un poco más de perspectiva, las cifras siguen creciendo. La tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) prevista para los sectores de RPA e hiperautomatización es de un 23,1%. Esto supondría un aumento del valor previsto que alcanzará los 26.000 millones de dólares en 2027. 

¿Qué es la hiperautomatización?

La hiperautomatización es un proceso de transformación de todos los procesos de una organización, desde la estrategia hasta la tecnología y las operaciones, con el objetivo de maximizar la eficiencia operacional de la compañía.  

Para impulsar la transformación digital y crear empresas de éxito, es necesario modernizar, optimizar y automatizar tanto los procesos operativos como las tecnologías. Así, con la optimización de los recursos y procesos operativos y la creación de nuevas experiencias digitales se impulsa el crecimiento digital. 

La hiperautomatización como la conocemos hoy día nació en 2019, de la mano del desarrollo de la inteligencia artificial. Sin embargo, es un fenómeno global que va mucho más allá.  

Se trata de un acercamiento holístico y global que utiliza las tecnologías más punteras de automatización en todos los sectores, incluyendo la RPA o automatización robótica de procesos, la orquestación entre diferentes plataformas y tecnologías a través de APIs, el low code, la minería de procesos, el aprendizaje automático o, incluso la toma de decisiones automática e inteligente.  

Muchas de estas tecnologías siguen en desarrollo, en su propio proceso de mejora continua, lo que ayuda a maximizar el potencial de la hiperautomatización. Para el año que viene se espera una mayor integración cognitiva y física que conlleve en 2025 en la integración de flujos de trabajo en la Web3.

El enfoque de VASS 

A la hora de enfrentarse a un proceso de hiperautomatización, el primer paso es realizar una evaluación rápida de procesos dividida en varios niveles.  

En primer lugar, se requiere una automatización simple de procesos y operaciones repetitivas y/o con poco valor. Para ello se utiliza tecnología de vanguardia gracias a partners como Blueprism, Uipath o Mulesoft, para maximizar el valor de la automatización de los procesos más inmediatos.  

En segundo lugar, hay una automatización de procesos digitales que se pueden dividir en dos partes. Por una, se automatizan datos con herramientas de procesamiento avanzado, automatización y gestión de casos como Appian, Mendix u Opentext. 

Por otra, se analizan y enriquecen los datos recogidos mediante low code y orquestación de minería de procesos gracias a herramientas como SAP, Salesforce o Celonis. 

Esto conlleva una automatización y control de procesos end-to-end, es decir, desde el principio al final.  

La automatización se pone el servicio de la inteligencia artificial en el siguiente paso para tener un flujo de trabajo cognitivo con datos continuamente actualizados que facilite el liderazgo de procesos y la toma automática de decisiones inteligentes. En este campo, los socios de VASS son empresas como Google, Microsoft o AWS. VASS también cuenta con Intelygenz dentro de su ecosistema de empresas, una compañía española referente en tecnologías en Inteligencia Artificial y especializada en soluciones y servicios de automatización. 

Tras estos tres pasos, la organización logrará la hiperautomatización. 

El proceso de hiperautomatización paso a paso

Para entender mejor este proceso de hiperautomatización, hay que comenzar entendiendo cómo se debería abordar la transformación digital de los procesos. Gracias a un proceso de cinco fases: descubrimiento, plan de transformación, automatización, medición y optimización, se pueden ir abordando esta transformación. 

En la primera fase de descubrimiento, hay que comenzar con un análisis completo, tanto cualitativo como cuantitativo de cuál es la situación actual. Aquí se incluye la identificación de los procesos manuales que haya, ya que serán los que se tratarán de automatizar. 

Igualmente habrá que comprender y crear modelos de procesos, así como la identificación de ineficiencias. Gracias a la minería de procesos, se puede avanzar bastante en esta primera fase integrándolas en sistemas automatizados que la gestionen en tiempo real.  

En la segunda fase hay que preparar un plan de transformación. Para ello, hay que definir el modelo operativo objetivo (TOM), así como identificar los procesos que han de automatizarse. En ese sentido, es prioritario identificar las mejoras y priorizar los automatismos más importantes, estableciendo una hoja de ruta de implementación calendarizada.  

La tercera fase sería ya el propio proceso de automatización. Para ello, se llevará a la realidad el TOM o modelo operativo objetivo, implementando las automatizaciones necesarias. 

En la fase de medición hay dos objetivos clave. Por un lado, verificar el cumplimiento de objetivos, por otra medir y controlar los KPIs de las automatizaciones.  

Para ello, en primer lugar, hay que definir los KPIs operativos a utilizar y, en segundo lugar, hay que implementarlos en herramientas de Business Intelligence.  

Por último, una vez que todo está en funcionamiento y bajo medición, llega el momento de la optimización, ya que estamos ante un proceso continuo e infinito. 

Para ello, se identifican nuevas iniciativas de optimización y acciones a realizar, tras la evaluación de resultados, definiendo nuevos backlogs y automatizando nuevos procesos. 

Gracias a la hiperautomatización, las organizaciones pueden disfrutar de beneficios clave como:

• Reducción de errores de ejecución.
• Reducción del tiempo de cumplimiento del SLA
• Reducción del coste de ejecución del proceso
• Aumento de la productividad
• Aumento de la eficiencia
• Aumento de la satisfacción del usuario final

Ejemplo: Automatización de procesos financieros

Uno de nuestros casos de éxito clave estuvo centrado en la automatización de procesos financieros de una operadora líder de satélites de comunicaciones. En este caso, el objetivo era la creación de un sistema de robotización para optimizar funciones repetitivas. 

Entre otras, se automatizó completamente el proceso de notificación de pagos vencidos, el proceso de carga de facturas en Sharepoint, el proceso de descarga de facturas de proveedores o, incluso, el proceso de conciliación de facturas de viajes. 

Para ello, se utilizó UiPath, logrando un ahorro de tiempo en procesos básicos del 90%. Además, se liberó a un equipo de personas de una carga de trabajo repetitiva y sin valor, permitiéndoles enfocarse en tareas con mayor valor añadido, reduciendo significativamente los costes.  

De hecho, el sector financiero tiene grandes posibilidades de mejora gracias a la hiperautomatización. En palabras de nuestro consultor, Ignacio De Sopeña, Director Global de Consultoría de Negocios en VASS, «todas las empresas tendrán procesos financieros y pueden aplicar automatización (o hiperautomatización) a estos o a cualquier otro tipo de proceso en la empresa. En esta área, la optimización permitirá lograr sinergias y ahorros significativos cambiando la metodología y capturando el valor detrás del proceso para generar un mayor valor para la empresa.»

Ejemplo: Hiperautomatización de procesos en el Banca

El área de Operaciones de una de las 5 principales marcas financieras globales necesitaba digitalizar sus procesos de Backoffice para poder medirlos y hacerlos más eficientes. Tras realizar una evaluación tecnológica, se eligió Appian como la herramienta que les acompañaría en este proyecto. 

Se establecieron dos tipos de procesos. Por un lado, procesos sencillos que tenían un time to market muy reducido y más de 1.000 operaciones a digitalizar. Gracias al marco de procesos que desarrollaron, pudieron digitalizar en días operaciones sencillas (tanto procesos lineales como tareas secuenciales, con varios grupos de participantes). 

Tras su implantación en España, se ha llevado a otras regiones de la organización: Portugal, EEUU, México, Polonia y Reino Unido. 

Por otra parte, hubo que crear de forma específica procesos más complejos que requerían un trabajo más completo al ser integraciones, formularios, tipos de campos, etc…

El resultado ha sido más de 1.500 procesos que antaño se hacían manualmente completamente liberados. Entre ellos, procesos relacionados con los préstamos ICO, órdenes judiciales, admisiones centralizadas o la zona única de pagos europea. 

Los ejemplos muestran cómo la hiperautomatización puede convertirse en un gran aliado en el día a día de una organización, reduciendo tareas repetitivas, cada vez incluso las de mayor complejidad.