¿Cuándo es el momento de automatizar? ¿Es la automatización una herramienta para todo?

¿Cuándo es el momento de automatizar? ¿Es la automatización una herramienta para todo?

Podemos hablar largo y tendido sobre las ventajas o los tipos de automatización , porque está claro que son muchas.

19 Abr 2022

Pero para alcanzar esas ventajas y obtener valor en las compañías habrá que empezar por fijarse en otro aspecto esencial. ¿Cuándo es el momento de automatizar y utilizar estrategias de RPA? Y, muy relacionado con esto, ¿cuáles son las aplicaciones reales de la automatización? ¿Qué papel juega dentro de las empresas? Lo cierto es que cuando hablamos de eficiencia en los procesos y definición de procesos, solemos pensar en digitalización. Y la herramienta ideal para esto es el BPM (Business Process Manager). Sin embargo, la digitalización requiere de grandes esfuerzos en tiempo y dinero, y por ello a veces tiene sentido, en una etapa inicial, comenzar por introducir automatismos sencillos. Veremos a continuación las diferencias entre éstas opciones, el valor de la automatización de tareas y sus posibilidades reales en el entorno empresarial.

¿Digitalizar o automatizar los procesos?

La robotización no implica un cambio sobre los procesos, sino que se trata de hacer las mismas cosas pero sin que una persona humana tenga que intervenir. En este caso es el robot el que interactúa con las diferentes pantallas. Por ejemplo, si se quiere dar de alta a un empleado, el robot tendrá que hacer distintas tareas: ir a dar de alta en SAP, después entrar a Teams para dar un acceso, crear un alta de correo en Microsoft, etc. Serían pequeñas automatizaciones para hacer más rápido el trabajo, pero no una digitalización completa del proceso en la que un BPM se encarga de unirlo todo y seguir un flujo completo.

Comenzar poco a poco no solo tiene sentido por un tema de costes o de tiempos. También es necesario un proceso de adaptación cultural en la compañía. En muchas ocasiones, las personas son reticentes a la automatización por miedo a perder su trabajo, tener más trabajo o encontrarlo muy complejo. Cuando comienzan a hacerse pequeñas automatizaciones que facilitan su día a día, esta relación con la robotización cambia, empiezan a surgir más ideas de automatización y los procesos se enfocan de una forma diferente.

6 indicadores de que es el momento de automatizar una tarea

Podemos mencionar 6 factores que nos indicarán que es el momento de automatizar una tarea o proceso:

  • Se trata de una tarea muy manual y repetitiva, con una serie de factores que se aplican siempre de la misma forma.
  • La tarea está basada en reglas, con pautas a seguir o criterios totalmente claros. Es decir, que una automatización podría tomar decisiones como “si el gasto es mayor de 40€, se notifica a un superior”. Condiciones claras y exactas.
  • Es un proceso estandarizado en el que las excepciones son mínimas.
  • La automatización aporta valor, al permitir a la persona dedicarse a otras tareas.
  • La dedicación de horas a esta tarea justifica el esfuerzo de configurar la automatización. Es decir, que hacer el automatismo no cuesta más de lo que costaría hacer la tarea a mano. Aun así, este criterio a veces es variable y puede atender a razones menos objetivas. Por ejemplo, puede que haya tareas que quemen al personal, y la satisfacción y retención de talento también es importante. Por tanto, habrá que tener en cuenta beneficios tangibles e intangibles de la automatización.
  • La información llega siempre de la misma manera, es decir, que está estandarizada.

¿Qué consigue la compañía al automatizar tareas y procesos?

Gracias al RPA (Robot Process Automation), aumentará la productividad. El robot no tiene descansos, por lo que realizará tareas 24/7 y, mientras tanto, las personas podrán dedicarse a otras tareas. Además, aumenta la precisión y se elimina el error humano. Por otro lado, el robot nos ofrece oportunidades de escalabilidad, ya que puede ajustarse el volumen de robots acorde a la demanda, de manera progresiva. También ofrecerá herramientas de auditoría y métricas para extraer datos y entender cómo se puede mejorar.

Todo esto es muy beneficioso, pero también hay dos aspectos a tener en cuenta:

  • En ocasiones será necesaria la intervención humana, cuando haya alguna duda o cambio en la tarea automatizada. Esto es importante para mantener la calidad de los datos.
  • Aunque se trata de sistemas seguros, todavía hay que solucionar casuísticas como aquellos sistemas o aplicaciones en los que es necesario identificarse con nombre, apellidos o DNI. El robot no tiene este tipo de datos, y es algo que requiere de una correcta gestión y actualización.

Las posibilidades de la robotización de procesos son muy amplias, y su crecimiento exponencial. Sin embargo, la implementación de esta tecnología ha pasado por diferentes fases y hay que ser cuidadosos para aportar valor real. Algo que para nosotros, desde VASS resulta fundamental.

Automatización

¿En qué punto de evolución se encuentra la automatización a día de hoy?

Por lo general, las nuevas tecnologías siguen una curva evolutiva en cuanto a aplicaciones y expectativas. En un primer momento, la automatización generaba una gran euforia en el entorno empresarial y parecía que podría aplicarse a todo, prácticamente gratis y de una forma muy sencilla.

Sin embargo, tras las primeras implementaciones las empresas comenzaron a ser conscientes de diferentes problemas. En primer lugar, muchas de las automatizaciones no estaban generando ningún valor para las compañías. Y esto es porque no se desarrollaban por equipos especializados (y no era tan sencillo como parecía), no se estaba analizando en qué puntos tenía sentido automatizar y la automatización se estaba convirtiendo en un coste. Porque esta tecnología no es gratis, requiere de conocimiento y no sirve para todo. Sin embargo, sí que puede crear mucho valor.

Tras este golpe de realidad, en VASS nos encontramos caminando hacia la madurez. Gracias a los equipos especializados podemos comprender la automatización desde otro ángulo, teniendo en cuenta todo lo que sucede alrededor de ella. No tomamos la automatización como herramienta para todo, sino que analizamos en qué momentos y para qué clientes va a aportar valor, qué casos de uso tienen sentido y cómo se logra la mejora de la productividad y la reducción de los costes. La innovación siempre debe de sumar, y por eso trabajamos cada día para crear soluciones de valor y encontrar grandes oportunidades de crecimiento para nuestros clientes.

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