Process Mining llevado al mundo real: mejorando la eficiencia en distintos procesos y sectores

17 Ago 2022

¿Dónde están los cuellos de botella? ¿En qué tareas se pierde más tiempo? ¿Qué procesos tiene más sentido corregir y automatizar? Estas son algunas de las preguntas que nos responde la minería de procesos, dando lugar a diferentes acciones y soluciones en sectores muy diversos. A continuación veremos algunos ejemplos sobre cómo puede aplicarse el Process Mining para optimizar los procesos y aportar valor a las organizaciones.

Mejorando el proceso de cuentas a pagar gracias al Process Mining

En algunas compañías, como aquellas dedicadas a la logística, el proceso de cuentas a pagar puede ser complejo. Pueden tener un OCR externalizado con otra empresa, pero habrá facturas que no pueden cuadrarse automáticamente. En estos casos habrá que extraer la información, conformar la factura, revisar el concepto, revisar si se ha realizado el servicio y si el importe es o no correcto. De hecho, a nivel global algunos clientes pueden ser, en ocasiones, también proveedores por lo que hay que comprobar en qué estado están las cuentas. Una vez se termina el proceso de conformación se creará una factura registrada en el sistema y habrá que decidir el momento del pago. Este último paso puede ofrecer importantes posibilidades de mejora, ya que una buena gestión en este sentido evitará costes financieros.

Para mejorar este proceso puede hacerse una primera prueba de valor, a través del envío de ficheros, que ayude a ver las deficiencias del proceso de forma rápida. Una vez comprobado el correcto funcionamiento, se podrán realizar las integraciones directas con los sistemas con que cuente la compañía (bases de datos, sistemas de facturación, CRM, etc.) para dejar automatizado el análisis.

La optimización podría extenderse también a las cuentas a cobrar, automatizando no solo la facturación, sino desde la gestión de las reservas de los clientes.

En definitiva, con el Process Mining pueden analizarse los procesos para encontrar puntos de mejora, y en este caso podrían reducirse los costes financieros gracias al ajuste de las fechas de pago de las facturas, así como reducir la carga de trabajo con las correcciones realizadas sobre los procesos.

Análisis y mejora del proceso de compras en las compañías

Otro ejemplo de proceso en el que pueden detectarse ineficiencias para su mejora, gracias al Process Mining, es el proceso de compras. En este sentido, una ineficiencia habitual es el control de los ahorros. Imaginemos por ejemplo una compañía que necesita hacer una compra de material de oficina. Para realizarla, se hace una solicitud de pedido con la referencia de artículos y precio estimado. A partir de aquí, el departamento de compras generará una orden de compra tras haber comparado distintas alternativas de proveedores, y esta compra puede ser por un precio mayor o menor del que se había estimado en un principio.

En el caso de que el pecio sea menor, habrá que registrar que el departamento de compras ha conseguido generar un ahorro, para que no se pierda y se acabe diluyendo sin saber a qué se ha destinado. Para ello, con una herramienta de Process Mining como Celonis, se pueden automatizar acciones en sistemas como SAP para que, en cada orden de compra, si se detecta un ahorro, el dinero se guarde. Esto se hace a través de una reserva, de manera que el dinero se va guardando y queda a disposición de la compañía para gastarlo en lo que sea necesario o, como mínimo, tenerlo computado. Así lograríamos automatizar el Action Flow de ahorros (y esta automatización podría realizarse con otras características o sistemas, según las necesidades de cada compañía).

Otros procesos y áreas que pueden optimizarse gracias al Process Mining

Estos dos son solo algunos ejemplos de ineficiencias que pueden identificarse y mejorarse gracias al Process Mining. Sin embargo, existen otras muchas áreas sobre las que podrían introducirse cambios y mejoras:

• La optimización puede no centrarse solo en los recursos, sino en otros criterios como la sostenibilidad. Si una compañía busca mejorar la sostenibilidad en sus operaciones, también podrá utilizar herramientas para lograrlo. Por ejemplo, podrían obtenerse KPIs sobre las emisiones y el consumo eléctrico, detectar los puntos de mayor consumo y cambiar los procedimientos necesarios. También podrían incluirse criterios de sostenibilidad a la hora de escoger proveedores.
• Por otro lado, la eficiencia también puede depender de nuevo de los proveedores que se encuentran en la cadena logística. Estos pueden afectar a la calidad del producto final, por lo que es importante conocer el proceso desde el origen de la producción.
• Otro sector o proceso sobre el que pueden aplicarse mejoras es el proceso de almacenamiento y Picking en algunas empresas. Podemos medir cuánto tarda un mozo en recoger una serie de artículos, cuál es la mejor forma de conformar los paquetes, etc.
• En el siguiente punto de la cadena, también podemos aplicar el Process Mining en empresas de transporte, controlando la eficiencia en las rutas, el consumo de gasolina, el porcentaje de llenado de los vehículos, etc., aplicando mejoras en tiempos y costes.

Como vemos, son muchos los ejemplos de procesos que pueden eficientarse, mejorarse y automatizarse tras aplicar la minería de procesos para descubrir los puntos más susceptibles de optimizar. Desde VASS trabajamos con partners como Celonis (de quien somos proveedores oficiales) para ofrecer a nuestros clientes las soluciones más avanzadas, sin importar el sector o tipo de negocio que lleven a cabo. La eficiencia operativa y las herramientas que nos ayudan a llegar a ella son piezas clave en nuestras soluciones, por lo que trabajamos contantemente para mejorar, encontrar nuevos casos de uso y aplicar la tecnología de forma que aporte un valor real al mundo empresarial.