Un Wizard de procesos para configurar y automatizar tareas, ganando en velocidad y eficiencia

17 Mar 2022

Por ello, crear plataformas para automatizar los procesos es una de las grandes preocupaciones de las compañías en su intento de mejorar la eficiencia operativa. Sin embargo, en algunos casos como puedes ser el entorno bancario o asegurador, el coste de configurar y programar cientos (incluso miles) de procesos sería muy elevado. Con la intención de dar solución a este problema nacen las plataformas Low Code, de las que ya hablamos en un artículo anterior. Y nacen también los Wizard de procesos, para terminar de simplificar estas tareas y acelerar los procesos de negocio.

¿Qué es un Wizard de procesos?

Un Wizard de procesos es una plataforma que permite configurar los pasos a seguir en un proceso de negocio, sin necesidad de contar con conocimientos profundos de programación. Se trata de una especie de asistente que, en una pantalla y con unos sencillos clics y arrastrando elementos, permite configurar cualquier proceso. Esto significa que los usuarios de negocio con una pequeña base de conocimiento sobre el funcionamiento de la herramienta pueden configurar los procesos. Así, logran digitalizar gestiones que antes parecía imposible, por la gran cantidad de trabajo y personal especializado que requerían.

¿Qué tareas pueden configurarse con un Wizard de procesos?

El Wizard de procesos funciona como una máquina de estados. Es decir, que va consultando qué pasos se han realizado y cuáles se deben de realizar. Así, será capaz de enviar un email, exportar una información a Excel, extraer datos de una Base de Datos, o cualquier otra tarea que forme parte del proceso. Tiene por tanto un funcionamiento similar al de la robotización de procesos, aunque en este caso se realiza una programación mediante librerías internas.

Además, un Wizard puede tener más o menos funcionalidades según las necesidades del negocio. Por ejemplo, podría tener posibilidades adicionales como la paralelización de flujos. Esto permitirá crear no solo flujos lineales, sino que puedan realizarse dos tareas al mismo tiempo cuando éstas no tengan dependencias entre sí.

Aspectos a tener en cuenta al trabajar con el Wizard de procesos

El Wizard de procesos ofrece una forma sencilla de configurar los procesos de negocio. Sin embargo, hay algunos aspectos que los usuarios que lo utilicen deben de tener en cuenta para evitar fallos y errores. En primer lugar, debemos de tener en cuenta que quienes utilizarán el Wizard no son usuarios técnicos. Por tanto, puede que no tengan una idea del todo clara sobre cómo tiene que ser el flujo de trabajo antes de empezar a configurarlo. Y esto derivará en problemas de consistencia de los datos, tareas que se desarrollan de forma manual, etc.

Para evitarlo, los procesos deben de diseñarse antes de pasar a producción. Así, el usuario de gestión podrá testearlos para comprobar que funcionan como se quería y que no hay fallos, bloqueos o faltas de información. Una vez se verifica que está correcto puede pasarse a producción.

Además, los usuarios deberán de plantearse ciertos cambios en cómo se hacían los procesos hasta el momento, para automatizar al máximo. Por ejemplo, supongamos que antes una persona hacía una llamada manual para solicitar cierta información. Esa llamada podrá sustituirse por un email o formulario que llegará a la persona que debe completarlo, solicitando toda la información necesaria. Una vez completada se devolverá automáticamente al usuario que necesita esa información, o se extraerá directamente la información para pasarla al documento, base de datos o programa que sea necesario. Estos detalles son importantes para lograr la máxima eficiencia, automatización, y ahorro de tiempos al personal implicado en los procesos.

Beneficios del uso de un Wizard de procesos

Los beneficios que pueden obtener las compañías al utilizar un Wizard para la configuración de procesos son numerosos:

• Reducción de costes, al automatizar tareas sencillas y repetitivas y hacerlo sin necesidad de intervención de un gran equipo de IT. La programación se simplifica, pudiendo configurar cientos de procesos sin conocimientos profundos de informática.
• Aumento de la velocidad a la que se llevan a cabo los procesos, al estar automatizados. Esto agiliza las operaciones de cualquier compañía, mejorando también los tiempos de espera y la experiencia del cliente. Por ejemplo, los tiempos de espera al solicitar una hipoteca podrían reducirse notablemente gracias a la automatización de las tareas necesarias para dar una resolución.
• Desbloqueo de los problemas que supone en muchas ocasiones la dependencia del equipo de IT, por la escasez de talento en esta área. Gracias al Wizard, el equipo del departamento de tecnología podrá dedicarse a tareas de mayor valor.

Un paso más allá en el diseño y ejecución de procesos

Desde VASS observamos las soluciones y tecnologías no como algo aislado, sino complementario. La digitalización de las compañías requiere de una serie de soluciones personalizadas que deben de trabajar juntas. Por ejemplo, cuando buscamos la optimización y automatización de los procesos podemos hablar de distintas soluciones. En otras ocasiones hemos hablado del Process Mining para descubrir, monitorizar y mejorar los procesos. Y esto no es algo independiente, pues si a través del Process Mining o Minería de Procesos se toma la decisión de modificar ciertos procesos, el Wizard será una de las herramientas que intervengan en ese cambio. Y dependiendo del tipo de compañía y cómo sean sus procesos tal vez la mejor solución sea un Wizard, quizás necesiten soluciones de RPA en ciertas áreas o requieran de una mayor personalización.

En definitiva, el Wizard es una pieza más entre las posibilidades que nos ofrece la tecnología, que ayuda a nuestros clientes a ganar en autonomía y mejorar la eficiencia operativa. Lo que es, sin duda, uno de los grandes pilares y objetivos de cara a nuestros clientes.